منظور از نیروی انسانی، تمام افرادی است که در سطوح مختلف سازمان مشغول به فعالیت هستند. منابع انسانی به عنوان یک بخش مهم،مسئول هدایت عملکردهای یک سازمان است. مواردی مانند حقوق و دستمزد، مزایا، پاداش، جذب و استخدام، آموزش و توسعه، و روابط کارکنان همگی در حیطه وظایف مدیریت منابع انسانی تعریف می‌شوند. اهمیت نیروی انسانی در سازمان بسیار قابل تامل است زیرا باعث افزایش ارزش یک کسب و کار در بازار می‌شود و از طرفی ریسک‌ها را به حداقل خود می‌رساند.
زمانی که یک تجارت، شرکت یا کسب و کار دارای منابع انسانی ارزشمند، کمیاب و منحصر به فرد باشد، همیشه نسبت به سایر سازمان‌های مشابه دارای مزیت رقابتی خواهد بود. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌های با عملکرد بالا می‌دانند که موفقیت آنها به دانش و مهارت کارکنانشان بستگی دارد و پرسنل سرمایه انسانی آنها محسوب می‌شوند.
بسیار مهم است که منابع انسانی یک شرکت روز به روز قدرتمندتر شود و خود را توسعه دهد تا بتواند استانداردها را برآورده کند و به موفقیت برسد. بنابراین ضرورت وجود منابع انسانی برای هیچکس پوشیده نیست. در این مقاله به بررسی کامل اهمیت نیروی انسانی در سازمان و وظایف واحد HR در این زمینه می‌پردازیم.
اهمیت نیروی انسانی
نیروی انسانی به بخشی از منابع انسانی گفته می‌شود که شامل کارکنان سازمان برای اجرای فعالیت‌های مختلف در یک شرکت، واحدهای فرعی و تیم‌های کاری است. و به عنوان اصلی‌ترین دارایی‌ها و سرمایه‌های سازمان، باعث می‌شود تا به دست آوردن اهداف سازمان به سرعت و به خوبی امکان‌پذیر باشد.
نیروی انسانی باید با توجه به نیازهای سازمان، نیازهای جامعه، توانایی‌های فردی و همچنین رویکردهایی که شرکت برای بهبود عملکرد دارد، مدیریت شود. دستیابی به چنین سرمایه‌های با ارزشی، کاری بسیار سخت و پیچیده است که تنها از عهده مدیران و متخصصان واحد منابع انسانی برمی‌آید.
مسئولان در این حوزه، مهارت‌ها، دانش، تجربه، خلاقیت و پتانسیل رشد کارکنان را مدیریت، تقویت و بهینه‌سازی می‌کنند. در نتیجه باعث می‌شوند کمپانی به صورت بهتری عمل کند و به جایگاه رفیع‌تری در بازار برسد.
ضرورت وجود منابع انسانی
امروزه بسیاری از کارآفرینان، کسب و کار خود را به سرعت آغاز می‌کنند، اما با رسیدن به شکوفایی کسب و کار، با معضلی به نام مدیریت افراد دست و پنجه نرم می‌کنند. مدیریت کارکنان کار سخت و دشواری است و به زمان و مهارت‌های خاصی نیاز دارد. واحد منابع انسانی متخصص در این حوزه است و بسیاری از صاحبان کسب و کار، شرکت‌ها و سازمان‌ها فاقد آن هستند.
صرف نظر از مهارت‌ها، ارزش حقیقی منابع انسانی در سازمان همیشه و بلافاصله آشکار نمی‌شود. در ابتدا مدیران تنها با جذب و استخدام چند کارمند، احساس می‌کنند می‌توانند کسب و کار خود را به خوبی مدیریت کنند اما با افزایش رشد شرکت، رهبران متوجه می‌شوند که زمانی برای رسیدگی به مدیریت روزمره و استخدام افراد وجود ندارد و همچنین تمرکز بر روی عملکرد پرسنل به راحتی از بین می‌رود. این یک اشتباه پرهزینه است و می‌تواند بر رضایت کارکنان، فرهنگ سازمان و عدم موفقیت شرکت در بلندمدت تأثیر بگذارد.
در چنین شرایطی کارمندان احساس حمایت نمی‌کنند، ساعات طولانی کار می‌کنند بنابراین سلامت روحی و جسمی آنان به خطر می‌افتد و فرصت‌های پیشرفت به لحاظ شغلی از آنها گرفته می‌شود. در نتیجه چنین مواردی انگیزه آنها برای انجام کار تحت تاثیر قرار می‌گیرد.
تمامی موارد فوق با داشتن بخش منابع انسانی کارکشته، به راحتی حل و مدیریت می‌شود. در این زمینه یکسری وظایف و مسئولیت‌های کاملا مشخص شده بر عهده HR است که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
۱. شناسایی نیازهای منابع انسانی:
در این بخش از مدیریت نیروی انسانی، نیاز سازمان، در خصوص کارکنان و مشاغل وظایف آنها شناسایی می‌شود. این تحقیقات شامل تعیین تعداد کارکنان و پست‌های مورد نیاز، طراحی شغلی، بررسی و تحلیل عملکرد سازمان، شناسایی مشکلات و نواقص در فرآیندهای کاری، تحلیل نیازهای آینده سازمان و بررسی نیازهای کارکنان به صورت فردی و گروهی می‌شود.
در این راستا، ابتدا باید به طور دقیق عملکرد سازمان را بررسی کرد و مشکلات و نواقص را شناسایی کرد. این عملکرد می‌تواند شامل مشخص نمودن مشکلات مالی، فرآیندهای کاری نامناسب، کیفیت پایین خدمات و محصولات یا هرگونه مشکل و چالش‌های دیگری باشد.
در مرحله بعد، باید تحلیلی بر روی نیازهای آینده سازمان و انتظارات بازار انجام شود که شامل بررسی روندهای بازار، تغییرات فناوری و هرگونه تغییر در نیازهای مشتریان می‌شوند.
علاوه بر این، باید نیازهای کارکنان به صورت فردی و گروهی شناسایی شود. برای این منظور، می‌توان مصاحبه‌هایی با کارکنان برگزار کرد، نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌هایی طراحی کرد و با تحلیل داده‌ها به نیازهای آنها پی‌برد.
با شناسایی نیازهای منابع انسانی، سازمان می‌تواند به سمت بهبود کارایی، افزایش کارآیی و بهبود کیفیت خدمات و محصولات حرکت کند. همچنین، واحد HR می‌تواند با استفاده از اطلاعات به دست آمده از شناسایی نیازهای منابع انسانی، برنامه‌ریزی و اجرای دوره‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای مناسب را برای کارکنان انجام دهد.
۲. جذب نیروی انسانی:
در این مرحله، فرایند جذب و استخدام کارکنان متناسب با استعداد و توانایی‌های آنها برای کسب پست‌های شغلی مختلف در سازمان انجام می‌شود. این فرایند شامل تعیین تعداد و نوع نیروی مورد نیاز سازمان، شرح شغل،طراحی شرایط احراز شغل،شناسایی مراکز و منابع کارمندیابی، انتخاب روش کارمندیابی، بررسی فرم‌های درخواست کار، مصاحبه کاری، انتخاب بر اساس مهارت‌ها و تجربیات ، تهیه فهرستی از افراد واجد شرایط و نهایتاً پذیرش کارکنان جدید است.
3. اجتماعی کردن:
اجتماعی کردن کارکنان به رفتار آنها در شرکت اشاره دارد. این موضوع که پرسنل رفتاری را که از نظر سازمان، صحیح و مطلوب است یاد بگیرند و به آن عمل کنند، بسیار مهم است؛ ولی این فراگیری خود به خود انجام نمی‌شود و مسئولان شرکت باید با تدابیری که اتخاذ می‌کنند، موجبات آشنایی افراد تازه وارد را با محیط، آداب و اصول حاکم بر سازمان و خو گرفتن به آن فراهم آورند.
اجتماعی کردن فرد فرایندی است که به وسیله آن یک کارمند یا کارگر جدید اطلاعات لازم و کافی را درباره سازمانی که وارد آن شده است کسب می‌کند و با قبول ارزش‌ها، هنجارها و الگوهای رفتاری آن، خود را با اوضاع مطابقت داده، می‌آموزد که چه باید بکند و چه انتظاری از او می رود.
۴. آموزش و توسعه:
آموزش و توسعه کارکنان، یکی از مهم‌ترین عناصر در مدیریت نیروی انسانی است. با برنامه‌ریزی مناسب در این زمینه، کارکنان قادر خواهند بود تا مهارت‌های جدید را یاد بگیرند و به عملکردی بهتری نیز دست یابند.
از جمله وظایف واحد HR در این زمینه می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- تعیین نیازهای آموزشی.
- تعیین اهداف و سیاست‌های آموزشی.
- تهیه کتاب ها، مجلات، مقالات و ابزار و وسایل سمعی و بصری‌ای که در دوره‌های آموزشی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- انتخاب مدرسان، مربیان و سخنرانان مناسب و حائز اهمیت برای ارائه مطالب آموزشی.
- کنترل و هماهنگ کردن فعالیت‌های مختلف آموزشی.
۵. مدیریت عملکرد:
مدیریت عملکرد، پروسه‌ای است که به پرسنل کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن از پتانسیل و توانایی‌هایشان بهره ببرند و شامل مجموعه‌ای از روش‌ها و فعالیت‌هایی است که به برنامه‌ریزی، ارزیابی و بهبود عملکرد کارکنان در شرکت‌ها اختصاص دارد. مدیریت عملکرد HR شامل چندین مرحله است، که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- برنامه‌ریزی: در این مرحله، سیستم‌هایی مبنی بر برنامه‌ها و استانداردهایی طراحی می‌شوند که به کارکنان در حین انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان کمک‌های اثربخشی می‌کنند.
- فرآیند ارزیابی عملکرد: در این مرحله، عملکرد پرسنل از طریق ملاحظه‌های روزانه و بررسی نتایج کار، ارزیابی می‌شود. ارزیابی می‌تواند در قالب گفتگوی خصوصی بین کارمند و مدیر HR صورت گیرد یا به صورت فرمی با استفاده از سامانه‌های نرم افزاری مدیریت عملکرد انجام شود.
- بازخورد: پس از انجام ارزیابی‌های مورد نظر، کارکنان نیاز به بازخورد دارند تا بتوانند نقاط ضعف و قوت خود را بشناسند و در نتیجه کار خود را بهینه سازند. هدف اصلی از انجام بازخورد، حفظ روابط مؤثر میان کارمندان و مدیران منابع انسانی است.
- توسعه و بهبود عملکرد: با توجه به نتایج ارزیابی و بازخوردهای دریافتی، پلان‌های آموزشی و بهینه‌سازی مهارت‌های شغلی برای بهبود و توسعه عملکرد پرسنل تعیین می‌شود.
- پاداش و تشویق: کارکنان باید تشویق شوند تا به عملکرد بهتری دست یابند. سیاست‌های پاداش و تشویق، از جمله افزایش حقوق، تخصیص پروژه‌های جدید و ارائه فرصت‌های رشد شغلی، می‌تواند بهبود وضعیت عملکرد کارکنان را تضمین کند.
۶. حفظ و نگهداشت نیروی انسانی:
حفظ و نگهداشت نیروی انسانی به مجموعه‌ای از فرآیندها و رویکردهای مختلف اطلاق می‌شود که به طور کلی برای حفظ و بهبود سطح عملکرد، مهارت‌ها، انگیزه و رضایت شغلی کارمندان و کارگران صورت می‌گیرد. این فرآیندها شامل ارزیابی عملکرد، حمایت از سلامت روانی و جسمی کارکنان، برنامه‌ریزی شغلی و توسعه حرفه‌ای، مدیریت استرس و اضطراب و مدیریت تعارضات و بسیاری از موارد دیگر می‌شوند. هدف اصلی حفظ و نگهداشت نیروی انسانی، افزایش راندمان و بهره‌وری سازمان است.
از وظایف اصلی واحد HR در این زمینه می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- حفظ سلامت جسمی و روحی کارکنان
- حفظ ایمنی و بهداشت کارکنان
- رفاه و آسایش کارکنان
- نگهداری و بهبود روابط انسانی
- نگهداری و بررسی سوابق کاری پرسنل
