مفهوم سطوح مدیریت به خط مرزی بین پست‌های مدیریتی مختلف در یک سازمان اشاره دارد. هر چقدر کسب و کار و تجارت بزرگتر باشد تعداد سطوح مدیریتی نیز بیشتر می‌شود و همچنین اگر کسب و کار کوچکتر باشد، تعداد این سطوح کمتر خواهد بود. سلسله مراتب مدیریتی از بالاترین رتبه، میزان اختیارات و موقعیتی را که هر پست از آن برخوردار است، را معین می‌کند.
در ادامه به تعریف مفهوم سطوح مدیریتی در سازمان به همراه معرفی انواع آن و وظایف و اختیارات هر یک از این سطوح می‌پردازیم.
سطوح مدیریتی چیست
سطوح مدیریتی عبارت است از تقسیم‌بندی مدیران بر اساس مسئولیت و اختیاراتی که در شرکت یا سازمان دارند. این رده بندی از بالاترین سطح به پایین‌ترین سطح صورت می‌گیرد.
معمولا سلسسله مراتب مدیریت سازمانی شامل مدیران سطح بالا، مدیران میانی و مدیران اجرایی (عملیاتی) است. در هریک از سطوح مدیریتی سازمان اختیارات، فعالیتها و مسئولیت‌های مربوط به موقعیت مدیران طبق اصول مدیریت مشخص می‌شود.
به طور کلی با توجه کردن و تمرکز بر روی پست‌های مدیریتی، میزان رضایت، موفقیت و رشد کارکنان بیشتر می‌شود.
در این بخش به تعریف و بررسی نقش مدیران بعلاوه وظایف مدیریت در سازمان و همچنین مسئولیت‌های آنها پرداخته می‌شود.
انواع سطوح مدیریتی در سازمان
مدیران ارشد
مدیرانی که در اولین سطوح مدیریتی در سازمان هستند نقش کلیدی را برای جهت دادن کلی شرکت بر عهده دارند.
این گروه متشکل از اعضای هیات مدیره، مدیرعامل و معاونت مدیرعامل است. آنها باید کاملا مطمئن شوند که شرکت یا کسب و کار با چگونه و با چه سرعتی می‌تواند برای دستیابی به اهداف و مقاصد خود حرکت کند.
هدف اصلی آنها راه‌اندازی و اداره یک کمپانی موفق است تا بتوانند سودآوری و شهرت شرکت را افزایش دهند.
مدیران عالی بیشترین میزان اختیارات، کنترل و مسئولیت را در سازمان دارند. اغلب این مدیران عالی به دنبال مشورت و دریافت پیشنهادات هستند و به نگرانی‌ها و مسائل کارکنان خود گوش می‌دهند.
این مدیران منبع قدرت هستند و اهداف و سیاست‌های شرکت را مدیریت و رهبری می‌کنند. بیشترین زمان آنها اختصاص به برنامه‌ریزی و هماهنگی عملکرد سایر کارکنان و مدیران دیگر است.
به طور کلی نقش مدیریت ارشد به عنوان اولین سطوح مدیریتی عبارتند از:
- اهداف کلی و سیاست‌های کلان سازمانی توسط مدیران ارشد تعیین و آماده سازی می‌شود.
- آنها تمامی دستورالعمل‌ها برای تعیین بودجه، رویه‌ها، جداول زمانی و…را طرح ریزی می‌کنند.
- مدیران اجرایی در سطح میانی توسط مدیران عالی تعیین و منصوب می‌شوند.
- فعالیت‌های تمامی بخش‌ها تحت کنترل آنهاست و روابط میان بخش‌های مختلف سازمان را همسو و هماهنگ می‌کنند.
- مسئولیت حفظ و توسعه روابط خارجی و امور مربوط به آن برعهده مدیران سطح بالاست.
- مدیریت ارشد در قبال سهامداران نسبت به عملکرد شرکت و همچنین نسبت به کارکنان مسئول هستند.
رهبری سازمانی چیست و رهبر سازمان چه وظایفی دارد را در مقاله آراهنر بخوانید.
وظایف مدیران ارشد
هم اکنون برخی از وظایف و مسئولیت‌های مدیریت ارشد را بررسی می‌کنیم:
- تعیین اهداف
مدیران ارشد اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند. به این معنی که هدف سازمان برای رسیدن به چه چیزی است؟ و به کجا باید برود؟
چشم انداز و ماموریت شرکت توسط آنها تعریف و تعیین می‌شود.
- توسعه طرح‌های سازمان
برای رسیدن به اهداف سازمانی لازم است که برنامه‌های استراتژیک طراحی شود و این مسئولیت بر عهده مدیران سطح عالی است. آنها بر روی این برنامه‌های کلی سازمان و مدیریت استراتژیک تمرکز می‌کنند و دستورالعمل‌های اجرایی را به سطوح پایین‌تر ابلاغ می‌نمایند.
- تعیین خط مشی سازمان
فعالیتها، برنامه ها و استراتژی‌های سازمان براساس ارزش‌های از پیش تعیین شده توسط مدیران ارشد صورت می‌گیرد. آنها سیستم‌ها و خط مشی‌ها را بوجود می‌آورند. کنترل و بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند که شرکت می‌تواند به طور موثر و کارآمد به اهداف خود برسد.
بنابراین سیاست‌های سازمانی بر اساس اهداف و هماهنگ با ارزش‌های شرکت تعیین می‌شود.
- سازماندهی
تمامی فعالیتها در بخش‌های مختلف یک سازمان را مدیران عالی، سازماندهی می‌کنند. آنها تنظیم می‌کنند که فعالیت‌های بخش‌های مختلف سازمان جهت هم‌افزایی و پشتیبانی از یکدیگر، به چه نحوی باید باشد.
- تخصیص منابع
مدیران سطع عالی از سطوح مدیریت یک سازمان، تمامی منابع موجود را به کارآمد ترین شکل ممکن تخصیص می‌دهند.
این منابع شامل دارایی‌های مشهود مانند منابع مادی و دارایی‌های نامشهود مانند سرمایه انسانی است.
ویژگی‌های مدیران ارشد
- ارتباطات
یکی از حیاتی‌ترین ویژگی‌های مدیران ارشد، داشتن روابط عالی بین بخش‌های مختلف و مدیران است. اطلاعات درست را در زمان و مکان مناسب، مطابق با فرهنگ سازمانی به اشتراک می‌گذارند.
اهداف و چشم‌انداز سازمانی را، به صورتی که بتواند اعتماد سایرین را جلب کند، به طور موثری بیان می‌کنند.
- اعتماد به نفس و توانایی تصمیم‌گیری
داشتن اعتماد به نفس و توانایی تصمیم‌گیری، دو ویژگی الزامی برای مدیران ارشد است.
یک مدیر کارآمد از تصمیات خود مطمئن است و قاطعانه عمل می‌کند.
- خلاقیت
مدیران ارشد موفق زمینه خلاقیت و ایده‌پردازی و ایجاد فرصت‌های جدید، دیدگاه‌های جدید را به صورتی انعطاف‌پذیر فراهم می‌کنند.
به اصلاح نحوه انجام کارها و امور معتقد هستند و در حل مسائل با خلاقیت و ذکاوت عمل می کنند.
- انعطاف پذیری
مدیران ارشد نسبت به مسائل و مشکلات و عملکرد کارکنان انعطاف‌پذیر هستند. یعنی اگر زمانی همه چیز طبق برنامه‌ریزی پیش نرود؛ آماده هستند که با تنگناها یا موانع بزرگ روبرو شوند. بنابراین شرایط را ارزیابی می‌کنند و درست، تصمیم‌گیری می کنند.
- مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن
همه افراد و بخش‌ها در روابط خود با مدیران ارشد، باید احساس کنند که آنها قابل اعتماد هستند.
باید احساس کنند که می‌توانند روی مدیران ارشد حساب کنند و از طرف آنها حمایت می‌شوند.
مدیران ارشد در مسیر رسیدن به اهداف مشترک سازمان و افراد به آنها کمک می‌کنند.
- مدیریت تعارض
در هر کسب و کار یا سازمان، درگیری و سوءتفاهم وجود دارد. بنابراین یک رهبر یا مدیر خوب باید دارای ویژگی‌هایی باشد که بتواند چنین مسائلی را بدون خطر انداختن روابط، حل کند.
- صداقت و دیپلماسی
صادق بودن کار سختی است چون پیامدهای مثبت و منفی دارد اما یک مدیر ارشد باید این ویژگی را داشته باشد.
اگر در مورد دستاوردها، کاستی ها و دلایل انتخاب برخی استراتژی‌ها و اهداف سازمان، با دیگران صادق باشید، کارکنان شما به شما احترام خواهند گذاشت.
- سرمایه گذاری تیمی
مدیران ارشد با دادن مسئولیت، تفویض اختیار و آموزش به مدیران میانی می‌توانند انجام وظایف دشوار را آسان کنند و اعتماد به نفس تیم را بالا ببرند، در نتیجه سازمان در رسیدن به اهداف مشترک و فردی رشد می‌کند.
- انگیزه و مثبت اندیشی
ایجاد انگیزه باعث افزایش الهام‌بخشی و مشارکت کارکنان و همکاران می‌شود.
مدیران واقعی در مقابله با چالش‌ها نگرش مثبت دارند.
آنها اشتباهات را به فرصت تبدیل می‌کنند.
تفاوت مدیریت و رهبری چیست در مجله آراهنر بیشتر بخوانید.
مدیران میانی
مدیران میانی دومین سطوح مدیریتی در سازمان را تشکلیل می‌دهند.
این مدیران با تک تک کارکنان و مشتریان در ارتباط هستند و وظایف و نقش آنها یه عنوان مدیران میانی وابسته به اندازه و ساختار سازمانی است.
این مدیران معمولا در برابر مدیران ارشد پاسخگو هستند و به آنها گزارش می‌دهند.
بسیاری از مدیران میانی نقش خود را به عنوان یک واسطه با وظایف دشوار و مهم، در عین حال بسیار ارزشمند بین مدیران ارشد و مدیران عملیاتی ایفا می‌کنند.
آنها بیشترین زمان خود را صرف تدوین تاکتیک‌های خاصی می‌کنند که بتوانند به اهداف سازمانی تعیین شده توسط مدیران ارشد برسند.
وظایف مدیران میانی
- مدیران میانی تمامی برنامه ریزی سازمانی را مطابق با سیاست‌ها و دستورالعمل‌های مدیران ارشد اجرا می‌کنند.
- برای بخش‌ها و زیرمجموعه‌های سازمان برنامه‌ریزی می‌کنند.
- آنها مدیران عملیاتی را استخدام می‌کنند و آموزش می‌دهند.
- آنها سیاست‌ها و دستورالعمل‌ها را از مدیران ارشد برای مدیران عملیاتی تفسیر کرده و توضیح می‌دهند.
- این مدیران مسئول هماهنگی فعالیت‌های بخش‌های داخلی سازمان در ارتباط با یکدیگر هستند.
- تمامی گزارش‌ها و سایر اطلاعات مهم را به مدیران ارشد ارسال می‌کنند.
- ارزیابی و سنجش عملکرد مدیران عملیاتی بر عهده مدیران میانی است.
- مسئولیت حمایت و انگیزه دادن به مدیران عملیاتی برای بهبود عملکرد آنها بر دوش مدیران میانی است.
ویژگی‌های یک مدیر میانی
یک مدیر میانی حرفه‌ای برای هدایت عملکرد مدیران عملیاتی و کارکنان باید از ویژگی‌های مهمی برخوردار باشد این ویژگی‌ها عبارتند از:
- رهبری
مقوله رهبری مدیران میانی شامل مدیریت افراد، توسعه برنامه‌های آموزشی جدید است مثل تشویق کردن و یا رسیدگی به نگرانی‌های کارکنان سازمان و تقویت روحیه آنها.
- ارتباطات موثر
یکی از وظایف مدیران میانی ارائه گزارش‌های دقیق از یافته‌های خود، به مدیران ارشد است و از طرفی باید اطلاعات شفاف را بین سطوح مختلف مدیران عملیاتی تشریح و توضیح دهند.
ارائه اطلاعات درست و طبقه‌بندی شده می‌تواند ارتباط بین مدیران میانی و عملیاتی و بالعکس را تقویت کند.
- تفکر انتقادی، تصمیم گیری و حل مسئله
مدیران میانی موظف هستند برای حل مشکلات سریعا چاره‌اندیشی کنند. تا از ایجاد خطا و اشتباهات بیشتر جلوگیری شود.
شناسایی مشکلات، ارزیابی جنبه‌های مثبت و منفی مشکلات، ارائه راه‌حل‌های بالقوه برای حل مسائل، همگی از مسئولیت‌های مدیران میانی است.
- خلاقیت
مدیران میانی باید از خلاقیت خود برای حل مشکلات استفاده کنند تا بتوانند راه‌های موثری برای بهبود عملکرد و حفظ آن پیدا کنند. مثلا می‌توانند به دادن پاداش و یا هدایای سازمانی فکر کنند.
- تفهیم چشم انداز
مدیران میانی دیدگاه‌ها و روش‌های منحصر به فرد خود را برای دستیابی به اهداف سازمانی دارند. بنابراین بسیار مهم است که این مدیران بتوانند با موفقیت، نگرش و چشم‌انداز خود را به همه افراد تحت نظارت خود به شیوه‌ای موثر منتقل کنند تا سایر کارکنان نیز در همان چشم‌انداز سهیم باشند و ابزارهای لازم برای رسیدن به چشم‌انداز را به دست آورند.
- مدیریت عملکرد
مدیران میانی باید مطمئن شوند که کارکنان و بخش‌های تحت نظارت آنها طبق برنامه ها و وظایف خود عمل می‌کنند.
همچنین باید زمان و منابع خود را به خوبی مدیریت کند تا به بهترین نحو ممکن به اهداف مشترک سازمانی دست یابند.
مدیریت رفتار سازمانی به کار هایی اشاره دارد که سبب می شود کلیه افراد یک سازمان وظایف خود را به خوبی انجام دهند. در این مقاله بیشتر بخوانید.
مدیران عملیاتی
مدیران میانی سومین سطوح مدیریتی در سازمان را تشکلیل می دهند و جایگاه مهم و خطیری دارند.
مدیران عملیاتی مسئول مدیریت و نظارت بر عملیات سازمان هستند.
تعیین کننده راه های دستیابی به اهداف مشترک سازمانی هستند.
مدیران عملیاتی متشکل از ناظران، سرکارگر، سرپرست و غیره هستند.
وظایف مدیران عملیاتی
- واگذاری مشاغل و وظایف به کارگران مختلف بر عهده مدیران میانی است.
- آنها کارگران را برای فعالیت‌های روزانه راهنمایی و آموزش می‌دهند. یعنی آنها را هدایت می‌کنند.
- مسئولیت برقراری ارتباط بین بخش‌ها و حفظ روابط خوب در سازمان بر عهده آنها است.
- معمولا مشکلات، پیشنهادات و درخواست‌های مورد نظر کارکنان را به مدیران میانی ارائه می‌دهند و همچنین از طرفی اهداف و مقاصد سطح بالاتر را به کارگران منتقل می‌کنند.
- آنها باید به به حل کردن مشکلات کارگران کمک کنند.
- آنها باید عملکرد زیردستان خود را کنترل و راهنمایی می‌کنند.
- آنها مسئول ارائه آموزش‌های عمومی و یا تخصصی به کارگران هستند.
- منابع مورد نیاز مانند مواد، ماشین آلات، ابزار و غیره را برای انجام کارها تامین می‌کنند.
- مدیران عملیاتی باید گزارش‌های دوره ای از عملکرد کارگران تهیه کنند.
- آنها نظم و انضباط را در سازمان تضمین می‌کنند.
- آنها به کارگران انگیزه می‌دهند.
- آنها تداعی‌کننده تصویر سازمانی هستند زیرا در تماس مستقیم با کارگران هستند.
ویژگی‌های مدیران عملیاتی
- واقع بینی
مدیر عملیاتی درک می‌کند که کارکنان جزو سرمایه‌های ارزشمند سازمان هستند بنابراین باید ارتباط خوبی با آنها داشته باشند.
- کارآیی و بهره وری
مدیران عملیاتی باید فرآیندها را برای کاهش هزینه ها بهینه کنند و همچنین منابع موجود را به درستی مدیریت نمایند تا بهره وری افزایش یابد.
- تمرکز بر کیفیت عملکرد و عملیات
هنگامی که مدیران عملیاتی توجه بیشتری به کیفیت عملکرد کارگران می‌کنند، به کارمندانشان کمک می‌کنند تا برای برآورده‌کردن انتظارات رهبران تلاش بیشتری کنند.
- مدیریت زنجیره تامین
مدیران عملیاتی در یک سازمان بر روی طراحی و اجرای استراتژی‌های زنجیره تامین کار می کنند تا بتوانند بهره وری را به حداکثر برسانند و از طرفی ریسک را به حداقل برسانند تا به طور موثر به نوسانات تقاضا پاسخ دهند.
ویژگی‌های سطوح مدیریتی در سازمان | ||
مدیران ارشد | مدیران میانی | مدیران عملیاتی |
ارتباطات | رهبری | واقع بینی |
خلاقیت | ارتباطات موثر | کارآیی و بهره‌وری |
انعطاف‌پذیری | خلاقیت | تمرکز بر کیفیت عملکرد و عملیات |
مسئولیت‌پذیری | تفهیم چشم‌انداز | مدیریت زنجیره تامین |
مدیریت تعارض | مدیریت عملکرد |
|
صداقت و دیپلماسی | تفکر انتقادی، تصمیم‌گیری و حل مسئله | |
سرمایه‌گذاری تیمی |
| |
انگیزه و مثبت اندیشی | ||
سخن آخر
سطوح مدیریت در سازمان متشکل از مدیران ارشد، مدیران میانی، مدیران عملیاتی است که هر یک از آنها ویژگی‌ها و وظایف مختص به خود را دارند.
تمامی این مدیران در سطوح مدیریتی در تعامل با یکدیگر، باید همسو و هماهنگ باشند تا رسیدن به اهداف مشترک سازمانی را فراهم نمایند.
