چارت سازمانی یا همان ساختار سازمانی، چارچوب روابط حاکم بر مشاغل، سیستم‌ها و فرآیندهای عملیاتی و افراد و گروه‌هایی را تعریف می‌کند که همگی برای رسیدن به یک یا چند اهداف اصلی در سازمان تلاش می‌کنند و مجموعه روش‌ها و تکنیک‌هایی است که کار را به وظایف مشخصی تقسیم کرده و از طرفی هماهنگی میان آنها را نیز فراهم می‌نماید.
در این مقاله تعریف کلی از چارت سازمانی و اهداف آن به همراه معرفی مزایا، اهمیت آن و انواع چارت سازمانی خواهیم داشت.
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی (Organizational Chart)، نقشه ترسیمی از ساختار کلی یک شرکت است که مواردی همچون سلسله‌مراتب سازمان و روابط بین مشاغل (مدیران و کارکنان)، بخش‌ها و همچنین وظایف و عملکردهای مختلف آن را به نمایش می‌گذارد.
به طور کلی زنجیره فرماندهی از راس سازمان شروع شده و مدیران و سایر کارکنان در رده‌های بعدی قرار می‌گیرند. در واقع هریک از خانه‌های مشخص شده در چارت، بازگو کننده نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های پُست‌های سازمانی است. به عبارت دیگر چارت سازمانی سطوح مختلفی از جزئیات (عکس، اطلاعات تماس، عناوین و.) را درباره تک تک شغل‌ها نشان می‌دهد.
این نمودار با هدف درک بهتر موقعیت مدیران و کارکنان، تعیین مسیر شغلی آنها، روند تصمیم‌گیری، شیوه‌های ارتباطی، فرآیندهای سازمانی و غیره به صورت اشکال هندسی، مربع، مستطیل یا مثلت که با خطوط صافی به هم متصل هستند؛ طراحی و ترسیم می‌شود.
یک نمودار سازمانی استاندارد، مفاهیم اصلی زیر را در بر می‌گیرد:
- توزیع قدرت و تخصیص منابع
- الگوهای روابط درون سازمان
- سیستم گزارش‌دهی
- اختیارات و تعیین حیطه مسئولیت‌ها
- تعیین چارچوب تصمیم‌گیری
- کانال‌های ارتباطات رسمی
اما به طور کلی ساختارها سه رکن اساسی را دنبال می‌کنند:
- این نمودار تعیین‌کننده روابط رسمی گزارش‌گری در شرکت‌هاست و نشان‌دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرست‌ها را مشخص می‌کند.
- چارت سازمانی تعیین کننده افرادی است که به صورت گروهی در دوایر کار می‌کنند و نیز مشخص‌کننده گروه‌بندی یا تقسیم‌بندی دوایری است که در کل شرکت وجود دارند.
- از طریق اجرای این ساختار همه واحدها و بخش‌ها یکپارچه و هماهنگ می‌گردند و در نتیجه سیستم ارتباطی موثری در سازمان تضمین خواهد شد.
اهداف چارت سازمانی
- مهمترین وظیفه این ساختار این است که باید به وسیله آن هدف‌های سازمانی تامین گردد.
- ساختار به گونه‌ای طرح‌ریزی می‌شود که قدرت افراد مختلف در سازمان مشخص شود و همچنین رویه‌ها نیز بر اساس آن تعریف خواهند شد.
- چارت سازمانی محدوده اعمال قدرت را تعیین می‌کند.
مزایای کلیدی چارت سازمانی
طراحی و ترسیم نمودار سازمانی استاندارد و به روز شده مزایای زیادی را برای سازمان به همراه خواهد داشت. این مزایا عبارتند از:
بودجه بندی
چارت سازمانی فرآیند بودجه‌بندی مناسبی را برای شرکت به راحتی ایجاد می‌کند. به این معنی که مدیران می‌توانند همه کارمندان شرکت، نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها و آنچه ممکن است که برای تکمیل وظایف خود نیاز داشته باشند و سایر موارد را مشاهده می‌کنند.
این امر هنگام ارزیابی هزینه‌های مربوط به ایمنی و بهداشت، سازمان‌دهی رویدادهای گروهی شرکت، دادن حقوق، پاداش‌ها و ترفیع‌ها و تأمین بودجه مورد نیاز یک بخش برای عملیات مهم است.
کارکنان
از آنجایی که چارت سازمانی نقش‌های مختلف را در یک شرکت به تصویر می‌کشد، به مدیران و متخصصان واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا نیازهای پرسنلی اضافی برای بهبود عملکرد کسب‌وکار را آنطور که لازم است؛ مشخص کنند. از طریق مشاهده نمودار و توانایی‌های مختلف یک کارمند، مدیران می‌توانند برنامه‌ریزی‌های جدیدی را انجام دهند و یا همکاران جدیدی را برای پر کردن نقش آنها استخدام کنند.
ایجاد انگیزه در کارکنان
استفاده از چارت سازمانی برای ایجاده انگیزه در کارکنان روشی کاربردی است زیرا آنها می‌توانند نقش خود را بر روی چارت ببینند و در مسیر شغلی تعیین شده، فرصت های موجود را به خوبی درک کنند. به عنوان مثال، یک دستیار بازاریابی مبتدی ممکن است ببیند که می‌تواند مسیر شغلی کارشناس بازاریابی، سرپرست بازاریابی و در نهایت مدیر بازاریابی را در پیش بگیرد. بنابراین این یک انگیزه عالی برای آن دسته از کارمندانی است که می‌خواهند بدانند به کجا می‌توانند برسند.
برقراری ارتباط
هنگامی که همه کارکنان به نمودار سازمانی دسترسی داشته باشند، ارتباطات ساده‌تر می‌شود. به این معنی که به راحتی برای سؤالات یا نگرانی‌هایی که ممکن است داشته باشند می‌دانند با چه کسی تماس بگیرند، بنابراین در رشد و افزایش بهره‌وری سازمان کمک بسزایی خواهند بود.یک زنجیره فرماندهی که به وضوح بیان شده است؛ مدت زمانی را که یک کارمند ممکن است صرف دریافت اطلاعات یا تأییدیه مورد نیاز خود از مدیران کند، را کاهش می‌دهد.
چارت سازمانی همچنین به مدیران کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری را در مورد نحوه انتشار و به اشتراک‌گذاری داده‌ها به کارکنان درک کنند. آنها می‌توانند دقیقاً ببینند چه کسی به آنها گزارش می‌دهد و چگونه باید اخبار شرکت یا رویه‌های جدیدی را که کارمند باید اتخاذ کند، در میان بگذارد.
معرفی انواع چارت سازمانی
برای تجسم بهتر چارت سازمانی خود و برقراری ارتباط با زنجیره فرماندهی شرکت،می‌توانید نمودار سازمانی خود را در سه قالب عمودی (یا سلسله مراتبی)، افقی (یا مسطح)، ماتریکس طراحی کنید.
چارت سازمانی سلسله مراتبی یا عمودی
به کارگیری نمودار سازمانی سلسله مراتبی بسیار رایج است و افرادی که در سطوح اولیه قرار دارند دارای بیشترین قدرت هستند افرادی که در سطوح پایین‌تر قرار دارند قدرت کمتری نیز دارند. به طور کلی همه با هم شکل یک هرم را تشکیل می‌دهند. یک سلسله مراتب معمولی شامل ارشدترین کارمندان، مانند مدیر عامل و سایر مدیران اجرایی، و همچنین مدیران میانی و کارکنان سطح ابتدایی است.
در این مدل هر یک از گروه‌ها و بخش‌ها مافوق خود را دارند و هر یک از افراد و بخش‌ها باید گزارش کار خود را به مافوق خود ارائه نماید.
به عنوان مثال، شرکتی که از ساختار سلسله مراتبی استفاده می کند، مدیر ارشد اجرایی (مدیر عامل) را در بالای نمودار سازمانی خواهد داشت و به دنبال آن سایر مدیران c-suite مستقیماً در زیر آنها قرار دارند که با هم در یک خط افقی ظاهر می‌شوند. این مدیران ممکن است دارای عناوینی مانند رئیس یا مدیر باشند و اغلب کارمندان دیگری نیز به آنها گزارش می‌دهند. در زیر لیست مدیران، به ترتیب، ممکن است مدیران ارشد، مدیران میانی، سرپرستان و گروه‌هایی از کارمندان مانند متخصصان، همکاران و دستیاران داشته باشید.
مزایای چارت سازمانی سلسله مراتبی
- شفافیت و توضیحات واضح:
این ساختار به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند که هر فرد چه موقعیتی در سازمان دارد و به چه کسی باید گزارش دهد.
بنابراین توضیحات وظیفه هر یک از پرسنل در شرکت و نحوه ارتباطشان با سایر اعضای سازمان به وضوح مشخص می‌شود.
- تنظیم روابط و عملکرد:
در این چارت سازمانی، کیفیت روابط بین کارکنان با یکدیگر و بخشهای مختلف شرکت به خوبی تعریف می‌شود. این مساله به آنها کمک می‌کند تا بهتر درک کنند که با چه کسانی باید همکاری کنند و چگونه عملکرد شان می‌تواند برای حمایت از مأموریت سازمان بهبود یابد.
- طرح روشن برای پیشرفت شغلی:
چارت سازمانی عمودی به عنوان یک راهنمای واضح برای پیشرفت شغلی کارکنان در سازمان محسوب می‌شود. بخصوص برای افرادی که به دنبال پیشرفت و فرصت‌های شغلی بهتری هستند.
- افزایش نظم و کارایی شرکت:
این نوع ساختار سازمانی مستقیما به رشد سازمان و افزایش کارایی آن کمک شایانی می‌کند، زیرا بین کارکنان نوعی تعادل و هماهنگی مناسب به وجود می‌آید و هرکسی مسئولیت خود را به خوبی برعهده می‌گیرد.
چارت سازمانی مسطح یا افقی
در این نوع ساختار تعداد سطوح سلسله مراتبی کمتر می‌شود و پرسنل دارای اختیار بیشتری هستند یعنی میزان تسلط و تصمیم‌گیری آنها نیز افزایش می‌یابد. و همچنین پایین‌ترین سطح از افراد در ارتباط مستقیم با مشتریان قرار می‌گیرند و بالاترین سطح از افراد مسئولیت‌های استراتژیک را به عهده دارند.
در چارت سازمانی مسطح، شرکت برای جلوگیری از وجود سلسله مراتبی چند لایه، از ساختارهای فهرستی به جای ساختارهای محیطی استفاده می‌کند. یعنی کارکنان و مدیران مستقیماً با همکاران خود در ارتباط هستند و تصمیمات مهم گروه با هماهنگی بین اعضای آن گرفته می‌شود.
مزایای چارت سازمانی مسطح
- تنظیمات منظم و جامع نقش پرسنل
در این نوع نمودار سازمانی نقش و مسئولیت هر فرد و بخش کاملا شفاف است. این باعث می‌شود تا هر یک از افراد بتوانند به راحتی نقش و مسئولیت خود را در سازمان درک کنند و به صورت منظم و جامع به کار خود بپردازند.
- کاهش خطا
استفاده از این ساختار می‌تواند به کاهش اشتباهات مربوط به عدم درک مناسب از نقش و مسئولیت‌های هر فرد در سازمان کمک کند.
- تسهیل ارتباطات
مطابق با این چارت، کارکنان می‌توانند به راحتی با دیگران در ارتباط باشند، زیرا نام و شغل هر فرد در سازمان بر روی آن قید شده است.
- مشخص بودن سلسله مراتب
در این چارت سلسله مراتب کامل اعضای سازمان واضح و مشخص است. این باعث می‌شود تا فرد به راحتی بفهمد که به کدامیک از بخشهای کمپانی باید مراجعه کند.
چارت سازمانی ماتریکس
در چارت سازمانی ماتریکسی (وظیفه‌ای ) کارمندان به صورت تیم‌هایی با اختیارات خاص تشکیل می‌شوند و به پروژه‌های مختلف (در سطح عمودی) و بخشهای مختلف در داخل شرکت (در سطح افقی) تعلق دارند. در این نوع ساختار، تصمیم‌گیری‌ها از طریق دو محور افقی و عمودی انجام می‌شود.
معمولا در این ساختار، هر کارمند دارای دو مدیر است: یک مدیر افقی مرتبط با بخش بندی سازمانی و یک مدیر عمودی مرتبط با پروژه‌ای که در آن شرکت دارد. این دو مدیر می‌توانند به طور مستقل تصمیم‌گیری کنند، اما باید با همکاری هم در جهت رسیدن به اهداف کلی سازمان همکاری کنند.
این نوع چارت سازمانی برای شرکت‌هایی که با پروژه‌های گوناگون و متنوع در صنایع مختلف سر و کار دارند، مناسب است زیرا این ساختار به آنها اجازه می‌دهد تا منابع خود را به طور بهینه در نظر گرفته و همینطور به شکل ساده‌تری به تغییرات در بازار و نیازهای مشتریان پاسخ می‌دهند.
مزایای چارت سازمانی ماتریکس
- تقویت هماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان
این نوع چارت معمولا پیچیده است اما به بهینه‌سازی ارتباطات بین بخشهای مختلف کمک شایانی می‌کند. همچنین باعث می‌شود که تصمیمات به صورت هماهنگ در تمام بخشهای سازمان گرفته شود.
- افزایش کارایی
در چارت سازمانی وظیفه‌ای، قابلیت گروه‌بندی بیشتری وجود دارد و این باعث می‌شود که تیم‌های کاری متشکل از افرادی با مهارت‌های مختلف تشکیل شود. همچنین، این الگوی سازمانی به راحتی قابل تغییر و به‌روزرسانی است.
- افزایش انعطاف‌پذیری
این نمودار به شرکت انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد. با توجه به این که تیم‌های کاری در این الگوی سازمانی می‌توانند به صورت موقتی ایجاد شوند، سازمان قادر خواهد بود به راحتی و با سرعت به تغییرات در نیازهای بازار و پروژه‌ها پاسخ دهد.
کلام آخر
در مجموع سه نوع چارت سازمانی به نام ساختار سازمانی سلسه مراتبی، نمودار سازمانی افقی و ماتریکس برای سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف وجود دارد. طراحی، ترسیم و همچنین انتخاب نوع چارت سازمانی استاندارد اهمیت فراوانی دارد زیرا به درک بهتر مدیران از موقعیت‌ها، نحوه برقراری ارتباطات موثر، تصمیم‌گیری، تفویض اختیارات، تخصیص منابع، تعیین مسئولیت‌ها، مدیریت تغییرات و بسیاری از موارد دیگر کمک می‌کند.
