آنبوردینگ نیروی انسانی چیست + مراحل و چک لیست
- آنچه در این مقاله میخوانیم
جذب یک نیروی متخصص فقط نیمی از مسیر موفقیت است. نیمه دیگر، جایی آغاز می‌شود که این نیروی تازه‌وارد وارد سازمان می‌شود و باید با فرهنگ، فرایندها، ابزارها و تیم‌ها هماهنگ شود. این مرحله حساس و تعیین‌کننده، همان چیزی‌ست که با عنوان آنبوردینگ نیروی انسانی (فرایند همسوسازی کارکنان) شناخته می‌شود.
آنبوردینگ در منابع انسانی، فقط معرفی فرد به میز کارش یا دادن رمز وای‌فای نیست؛ بلکه یک مسیر چندلایه و هدفمند است که اگر درست طراحی و اجرا شود، می‌تواند بهره‌وری را چند برابر کند، وفاداری کارکنان را افزایش دهد و هزینه‌های ترک شغل را به‌شدت کاهش دهد.
در ادامه می‌خواهیم با نگاهی تازه، عمیق و کاملاً کاربردی به این سوال اساسی بپردازیم که آنبوردینگ چیست و چرا بیش از آنچه تصور می‌کنید در موفقیت یک سازمان یا محصول نقش دارد. اگر می‌خواهید با ابعاد متفاوت این مفهوم آشنا شوید، تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
آنبوردینگ چیست؟
در این بخش، ابتدا مفهوم آنبوردینگ را به‌صورت دقیق بررسی می‌کنیم و سپس تفاوت آن با فرایند استخدام را توضیح می‌دهیم.
آنبوردینگ (Onboarding) یک فرایند ساختارمند و مرحله‌ای است که با هدف همسو کردن نیروی جدید با اهداف، ارزش‌ها، فرهنگ، نقش و فرایندهای سازمانی طراحی می‌شود. این مسیر از زمان پذیرش پیشنهاد شغلی آغاز می‌شود و تا زمانی ادامه می‌یابد که کارمند به‌صورت مؤثر و مستقل در نقش خود تثبیت شود.
این مفهوم نباید با «استخدام» اشتباه گرفته شود، چرا که:
- استخدام فقط فرایند جذب و انتخاب نیروی انسانی است، شامل آگهی، مصاحبه، بررسی رزومه و قرارداد.
- آنبوردینگ، از زمان امضای قرارداد آغاز می‌شود و شامل مراحل آماده‌سازی، آموزش، معرفی، ارزیابی و تثبیت نیرو است.
در واقع، آنبوردینگ کارکنان پلی بین استخدام و عملکرد مؤثر است و اگر این پل درست ساخته نشود، احتمال شکست همکاری بسیار بالا می‌رود.
دلیل اهمیت آنبوردینگ برای شرکت‌ها
تحقیقات مختلف نشان می‌دهد که یک دستورالعمل آنبوردینگ حرفه‌ای می‌تواند مزایای زیر را به همراه داشته باشد:
- افزایش چشمگیر ماندگاری نیروی انسانی: طبق آمار Glassdoor، ۸۲درصد کارکنانی که تجربه آنبوردینگ مناسبی دارند، احتمال بیشتری دارد در شرکت باقی بمانند.
- کاهش هزینه‌های منابع انسانی: آنبوردینگ شرکت اگر به‌درستی انجام شود، کاهش هزینه‌ها از جمله هزینه‌های ترک شغل، استخدام مجدد و آموزش‌های تکراری را در پی دارد.
- افزایش بهره‌وری افراد تازه‌وارد: این افراد سریع‌تر با نقش خود آشنا می‌شوند و اشتباهات اولیه کاهش می‌یابد.
- بالا بردن تعامل و انگیزه: افراد جدید احساس تعلق می‌کنند و زودتر به تیم وصل می‌شوند.
در واقع، آنبوردینگ اگر به‌درستی انجام شود، نه فقط برای کارمند جدید، بلکه برای کل سازمان یک سرمایه‌گذاری بلندمدت محسوب می‌شود.
مراحل فرایند آنبوردینگ نیروی جدید
در این قسمت یاد می‌گیرد که فرایند آنبوردینگ چیست و چه مراحلی دارد تا بهتر بتوانید آن را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید. هر مرحله نیازمند ابزارها، نگرش‌ها و اقدامات خاص خود است.
قبل از شروع کار: آماده‌سازی اولیه
یکی از مهم‌ترین مراحل آنبوردینگ، آماده‌سازی اولیه است. این مرحله قبل از شروع به کار و برای ایجاد یک تجربه مثبت اولیه طراحی شده و نقش مهمی در کاهش اضطراب نیروی جدید دارد.
اقداماتی که در این مرحله انجام می‌شوند عبارت‌اند از:
- فراهم‌کردن تجهیزات لازم مانند لپ‌تاپ، ایمیل سازمانی، نرم‌افزارهای مورد نیاز
- ارسال پیام تبریک یا خوشامدگویی شخصی‌سازی‌شده
- اطلاع‌رسانی به تیم در مورد ورود همکار جدید
- تهیه برنامه آموزشی یا تقویم جلسات برای هفته اول
روز اول: آشنایی با محیط و تیم
روز اول، نقش تعیین‌کننده‌ای در شکل‌گیری تصور اولیه فرد از سازمان دارد. باید با دقت طراحی شود تا هم خوشایند و هم حرفه‌ای باشد.
در این مرحله باید اقدامات زیر را انجام دهید:
- معرفی فرد به مدیر، اعضای تیم و سایر همکاران واحدهای مرتبط
- تحویل دفترچه راهنمای سازمان، معرفی ساختار، ماموریت، ارزش‌ها و قوانین
- ارائه برنامه کاری روزهای آتی و شفاف‌سازی نقش و مسئولیت‌ها
در روز اول حتماً یک هدیه آنبوردینگ ویژه به فرد تازه‌وارد اهدا کنید. این هدیه می‌تواند شامل محصولات کاربردی مانند ماگ، دفترچه، خودکار، کتاب و لوازم تحریر باشد.
با مشاهده دسته‌بندی‌های متنوع هدایا در سایت آراهنر و دانلود کاتالوگ محصولات می‌توانید بهترین هدیه را انتخاب کنید. آراهنر مجموعه‌ای کامل از هدایای سازمانی خاص، زیبا و با بسته‌بندی اختصاصی ارائه می‌دهد که تجربه روز اول را برای هر نیروی جدید به‌یادماندنی می‌کند.
هفته‌های اول: آموزش و توسعه مهارت‌ها
پس از آشنایی اولیه، حالا وقت آن است که نیروی جدید وارد فرایند یادگیری و مشارکت در کارها شود. این مرحله بیشترین تاثیر را بر عملکرد آتی کارمند دارد.
اقدامات این مرحله از فرایند آنبوردینگ شرکت شامل موارد زیر است:
- ارائه آموزش‌های فنی و سیستمی مرتبط با شغل
- معرفی فرایندهای داخلی، ابزارها و سیستم‌های سازمانی
- تعیین یک منتور یا مربی برای پاسخ‌گویی و راهنمایی
- دعوت به جلسات تیمی برای آشنایی بیشتر و مشارکت
اولین ماه‌ها: ارزیابی عملکرد و بازخورد
ورود موفق به سازمان زمانی محقق می‌شود که کارمند نه‌تنها در کار تثبیت شود، بلکه بازخورد دریافت کند و مسیر پیشرفت خود را بشناسد.
در این دوره، موارد زیر را باید در نظر گرفت:
- برگزاری جلسات بازخورد (در پایان هفته دوم، ماه اول و سوم)
- ارزیابی میزان یادگیری، پیشرفت و نقاط قابل‌بهبود
- شناسایی نیازهای آموزشی جدید یا مسائل تیمی
- تشویق و حمایت برای تثبیت نقش و رشد در سازمان
چگونه یک فرایند آنبوردینگ موفق طراحی کنیم؟
طراحی یک فرآیند آنبوردینگ موفق، مستلزم نگرشی فراتر از چک لیست آنبوردینگ ابتدایی و جلسات معارفه خشک است. این فرآیند باید به‌گونه‌ای طراحی شود که هم به نیازهای فردی کارکنان تازه‌وارد پاسخ دهد و هم با ارزش‌ها، فرهنگ و ساختار سازمانی هماهنگ باشد. یک آنبوردینگ خوب نه‌تنها اطلاعات منتقل می‌کند، بلکه باعث ایجاد حس تعلق، انگیزه و مشارکت فعال می‌شود. برای دستیابی به چنین تجربه‌ای، باید فرایند آنبوردینگ را با دقت، همدلی و پیش‌بینی طراحی کرد. در ادامه، روش انجام یک آنبوردینگ موفق را مرور می‌کنیم:
۱. طراحی یک برنامه ساختاریافته و زمان‌بندی‌شده
نخستین قدم، ایجاد یک طرح جامع و مدون برای آنبوردینگ است. این طرح باید بر اساس بازه‌های زمانی مشخص (روز اول، هفته اول، ماه اول و سه‌ماهه اول) تهیه شود و شامل:
- اهداف هر مرحله (مثلاً آشنایی، آموزش، تثبیت)
- فهرست فعالیت‌ها و وظایف کارمند و تیم مربوطه
- معرفی منابع آموزشی و پشتیبانی
- زمان‌بندی جلسات بازخورد و ارزیابی
داشتن چنین ساختاری، از سردرگمی نیرو جلوگیری می‌کند و به تیم منابع انسانی کمک می‌کند عملکرد فرایند را پیگیری و بهینه‌سازی کند.
۲. شخصی‌سازی تجربه آنبوردینگ
تجربه ورود به سازمان برای یک کارمند ارشد باید متفاوت از یک کارشناس باشد. همچنین، شخصیت، سن، تجربه و حتی تیپ رفتاری افراد می‌تواند بر نیازهای آموزشی و اجتماعی آن‌ها تأثیر بگذارد؛ بنابراین:
- محتوای آموزشی و جلسات معارفه را بر اساس نقش، دپارتمان و پیش‌زمینه فرد تنظیم کنید.
- در صورت امکان، پک آنبوردینگ و هدیه خوشامدگویی را نیز شخصی‌سازی کنید.
- مسیر یادگیری را با نقاط عطف و چک پوینت‌های مرتبط با نقش فرد طراحی کنید تا احساس پیشرفت ایجاد شود.
۳. مشارکت فعال مدیران و تیم‌ها
یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در آنبوردینگ، درگیری مستقیم مدیر مستقیم فرد و هم‌تیمی‌هاست. حضور منابع انسانی به‌تنهایی کافی نیست؛ بلکه:
- مدیر باید از روز اول برنامه تعامل، راهنمایی و بازخورد داشته باشد.
- اعضای تیم باید در فرایند خوشامدگویی و آموزش نقش ایفا کنند.
- تخصیص یک «منتور» یا راهنما به فرد جدید می‌تواند کیفیت تعامل را چند برابر کند.
این مشارکت، از ایجاد حس انزوا جلوگیری کرده و فرایند تطبیق را تسهیل می‌کند.
۴. بهره‌گیری از ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال
در سازمان‌های مدرن، آنبوردینگ فقط حضوری و کاغذی نیست. پلتفرم‌های منابع انسانی، سیستم‌های آموزش آنلاین (LMS)، فرم‌های دیجیتال و چت‌بات‌های داخلی می‌توانند تجربه‌ای روان، یکپارچه و قابل‌پیگیری برای نیروی جدید ایجاد کنند. مزایای استفاده از ابزارهای دیجیتال عبارت‌اند از:
- ارسال خودکار یادآورها، فرم‌ها و محتوای آموزشی
- پایش وضعیت پیشرفت کارمند
- کاهش فشار روی تیم منابع انسانی
- ایجاد تجربه‌ای حرفه‌ای و به‌روز
۵. جمع‌آوری بازخورد و بهبود مستمر
هیچ فرایندی بدون دریافت بازخورد مؤثر باقی نمی‌ماند. برای این‌که آنبوردینگ همواره با کیفیت و هم‌راستا با نیازهای کارکنان باشد، لازم است:
- در پایان هر مرحله (هفته اول، ماه اول، پایان دوره)، از نیروی جدید نظرسنجی شود.
- بازخوردها تحلیل و به تیم منابع انسانی ارائه شود.
- بر اساس داده‌ها، تغییرات لازم در برنامه‌های آینده اعمال شود.
فرایند آنبوردینگ باید پویا، قابل تطبیق و منعطف باشد؛ چون همان‌طور که سازمان‌ها رشد می‌کنند، انتظارات کارکنان نیز تغییر می‌کند.
در نهایت، موفقیت در آنبوردینگ در گرو تلفیق تجربه انسانی، طراحی حرفه‌ای، ابزارهای فناوری و فرهنگ سازمانی مثبت است. اگر بتوانید هر ۴ عنصر را در طراحی فرایند لحاظ کنید، نه‌تنها نیروی جدید با انگیزه وارد سازمان می‌شود، بلکه احتمال ماندگاری و موفقیت او نیز به‌مراتب افزایش خواهد یافت.
چالش‌ها و موانع رایج در فرایند آنبوردینگ
تا اینجا متوجه شدید که آنبوردینگ چیست و چه مراحلی دارد؛ اما با وجود مزایای فراوان آنبوردینگ، بسیاری از سازمان‌ها در اجرای مؤثر آن با موانعی مواجه هستند. این چالش‌ها باعث می‌شوند کارمند جدید احساس سردرگمی، بی‌توجهی یا حتی نارضایتی داشته باشد که در نهایت به کاهش انگیزه و ترک زودهنگام منجر می‌شود.
چالش‌های رایج عبارت‌اند از:
- نبود برنامه یا مستندات رسمی: بدون برنامه مشخص، فرایند آنبوردینگ به‌صورت سلیقه‌ای و ناهماهنگ اجرا می‌شود.
- عدم هماهنگی بین منابع انسانی و مدیران: وقتی مسئولیت‌ها واضح نباشد، بخشی از ملزومات نادیده گرفته می‌شود.
- نادیده‌گرفتن جنبه‌های انسانی و فرهنگی: تمرکز صرف بر آموزش فنی، نیازهای احساسی و اجتماعی فرد را نادیده می‌گیرد.
- تأخیر در ارائه بازخورد: بدون بازخورد به‌موقع، فرد نمی‌داند عملکردش چطور ارزیابی می‌شود و ممکن است دلسرد شود.
- عدم پیگیری پس از ماه اول: بسیاری از سازمان‌ها پس از چند هفته، فرایند را رها می‌کنند؛ درحالی‌که تثبیت نقش نیاز به پیگیری مداوم دارد.
بهترین شیوه‌ها برای بهبود فرایند آنبوردینگ
برای ارتقای کیفیت آنبوردینگ، باید فرایند را به‌صورت مداوم بررسی و به‌روز کرد. سازمان‌های موفق، با به‌کارگیری روش‌های خلاقانه و تجربه‌محور، توانسته‌اند تجربه‌ای مثبت و ماندگار برای نیروهای تازه‌وارد خلق کنند.
برخی از بهترین شیوه‌ها عبارت‌اند از:
- استفاده از بازخورد کارمندان قبلی: بررسی تجربه نیروهای تازه‌وارد، نقاط ضعف و قوت فرایند را آشکار می‌کند.
- طراحی فضای دوستانه و اجتماعی: جلسات غیررسمی و رویدادهای درون‌سازمانی حس تعلق را افزایش می‌دهد.
- ایجاد پک آنبوردینگ اختصاصی: هدایای خوشامدگویی متناسب با نقش فرد، تجربه‌ای شخصی‌سازی‌شده و انگیزشی می‌سازند.
- آموزش ترکیبی: تلفیق آموزش ویدیویی و حضوری یادگیری را جذاب‌تر و مؤثرتر می‌کند.
- نظرسنجی دوره‌ای: سنجش رضایت نیروهای جدید در هفته اول و ماه اول به بهبود مستمر کمک می‌کند.
سخن پایانی
حالا دیگر می‌دانید آنبوردینگ چیست و چه اهمیتی دارد. یک فرایند آنبوردینگ خوب، نقش اساسی در موفقیت کارمند و سازمان دارد. این فرایند نه‌تنها به رشد سریع‌تر فرد در نقش کمک می‌کند، بلکه باعث تقویت حس تعلق، انگیزه و وفاداری در او تقویت می‌شود.
ارائه انواع هدایای مناسبتی و سازمانی به نیروهای جدید و کارمندان قدیمی می‌تواند تاثیری ماندگار در ذهن آن‌ها داشته باشد. اگر می‌خواهید تجربه‌ای خاطره‌انگیز از اولین روز کاری برای نیروی جدیدتان بسازید، از هدایای متنوع آراهنر استفاده کنید. علاوه بر این، محصولات باکیفیت و کاربردی، بسته‌بندی‌های بسیار خلاقانه و تجربه طولانی آراهنر در طراحی هدایا می‌تواند ابزاری مفید برای برندسازی شما باشد.
پرسش‌های متداول
آیا آنبوردینگ در سازمان‌های کوچک هم ضروری است؟
بله حتی در کسب‌وکارهای کوچک هم آنبوردینگ مؤثر باعث افزایش تعهد و کاهش خطاهای اولیه می‌شود. لزوماً نیاز به فرایند پیچیده نیست، ولی باید هدفمند و منسجم باشد.
فرایند آنبوردینگ معمولاً چقدر زمان می‌برد؟
این زمان بستگی به نقش فرد دارد، اما معمولاً بین ۲ هفته تا ۳ ماه طول می‌کشد. در مشاغل تخصصی، حتی ممکن است تا ۶ ماه ادامه داشته باشد.
چه کسانی در آنبوردینگ باید دخیل باشند؟
مدیر مستقیم، منابع انسانی، منتور یا مربی و حتی تیم همکار باید درگیر آنبوردینگ باشند. این فرایند فقط مسئولیت HR نیست.
آیا آنبوردینگ فقط برای نیروهای تمام‌وقت انجام می‌شود؟
خیر، برای نیروهای پاره‌وقت، فریلنسرها و حتی کارآموزان هم باید نوعی از آنبوردینگ طراحی شود تا آن‌ها سریع‌تر با فرایندها، ارزش‌ها و توقعات سازمان آشنا شوند.
مقالات مرتبط
