اگر به دنبال راه‌اندازی یک کسب و بار و یا رشد سازمان خود هستید، باید از برنامه‌ریزی سازمانی استفاده کنید. این برنامه‌ریزی مسیر روشنی را پیش روی سازمان شما قرار می‌دهد. وقتی بخش‌های مختلف کسب‌وکار خود را سازمان‌دهی می‌کنید، همه می‌دانند که باید چه کاری را انجام دهند و وظایف و فرآیندهای لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی شما چیست. در اینجا انواع برنامه‌ریزی سازمانی، اهمیت آن و همچنین مراحل انجام آن را بررسی و معرفی می کنیم
برنامه‌ریزی سازمانی چیست
در برنامه‌ریزی سازمانی مدیران ارشد اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان را تعریف می‌کنند. سپس استراتژی‌ها و برنامههای خاصی را برای دستیابی به آن اهداف تعیین می‌کنند. برنامه‌ریزی سازمانی نحوه سازمان‌دهی عملیات و فعالیت های روزانه یک کسب و کار است که توسط صاحبان مشاغل و مدیران در تمامی سطوح مدیریتی صورت می گیرد.
در طی این فرآیند چشم‌انداز و اهداف سازمان و همچنین استراتژی‌هایی برای تحقق آنها تعیین می‌شود.
برنامه‌ریزی سازمانی به عنوان چارچوبی برای تعریف وظایف کارکنان است که با درک چشم‌انداز و اهداف سازمان، و همچنین در صورت اجرای آن، شرکت اجازه می‌دهد به تمامی هدف خود دست یابد.
برنامه‌ریزی سازمان، توسعه منابع انسانی مانند کارکنان و همچنین تخصیص منابع مادی سازمان را نیز در بر می‌گیرد. افراد مناسب باید برای انجام وظایف تعیین شوند و منابع لازم از جمله امور مالی باید در اختیار سازمان قرار گیرد تا بتوانند برنامه‌ها را با موفقیت اجرا کنند.
برنامه‌ریزی سازمانی اغلب برای رشد و توسعه کلی یک سازمان، در تمامی حوزه‌ها استفاده می‌شود، اما یک شرکت می‌تواند آن را به مدیریت افراد، امور مالی یا توسعه محصولات خود هدایت کند. بنابراین، انواع مختلفی از اهداف برنامه‌ریزی سازمانی وجود دارد.
اهمیت برنامه‌ریزی سازمانی
با اجرای برنامه‌ریزی سازمانی مناسب، شرکت می‌تواند از پتانسیل کامل برای خود دستیابی به اهداف استفاده کند.
با استفاده از یک رویکرد سیستماتیک، شرکت‌ها می‌توانند مشخص کنند که به کجا می‌خواهند بروند، و سپس مراحلی را که می‌توانند برای رسیدن به آن استفاده کنند، اجرا کنند.
اگر سازمانی علاقه‌مند به رشد است و کاملاً نمی‌داند چگونه به آنجا برسد، برنامه‌ریزی سازمان به آنها کمک می‌کند تا اهداف خود را تعیین کنند و برای رسیدن به آنها گام بردارند.
برنامه‌ریزی سازمانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیری‌های کلیدی خود سیستماتیک عمل کنند. به این معنی که برای رسیدن به اهداف بزرگ شرکت، با استفاده از برنامه‌ریزی استراتژیک، گرفتن تصمیمات خاص آسان می‌شود.
برنامه‌ریزی سازمانی می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا بر روی نقاط قوت تمرکز نموده و از آنها برای رسیدن به اهداف استفاده کنند. از سوی دیگر، نقاط ضعف یک سازمان را می‌توان با استفاده از برنامه‌ریزی مناسب بهبود بخشید.
معرفی انواع برنامه ریزی در سازمان
برنامههای سازمانی به چهار دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
راهبردی
برنامه‌ریزی راهبردی فرآیندی است که چشم‌انداز شرکت را به اهداف و مقاصد سازمان همراه با گام‌هایی برای دستیابی به آنها تبدیل می‌کند.
برنامه‌ریزی استراتژیک فقط مختص داخل سازمان نیست بلکه بر بازار و صنعت و همچنین رقبا تمرکز دارد. این نوع برنامه‌ریزی شامل تجزیه و تحلیل فرصت‌های آینده شرکت و تهدیدات احتمالی است که مستلزم شناخت کامل نقاط قوت و ضعف سازمان است.
در فرآیند برنامه‌ریزی راهبردی شناخت رقبا در بازار بسیار مهم است. اینکه رقبا چه کسانی هستند و دقیقاً چه نقاط قوت و ضعفی در مقایسه با سازمان دارند. و همچنین داشتن دیدی واقع‌بینانه از کل بازار و اقتصاد نیز بسیار ضروری است.
عملیاتی
برنامه‌ریزی عملیاتی یک نقشه راه دقیق را براساس یک برنامه استراتژیک برای سازمان ایجاد می کند.
در این فرآیند، جدول زمانی، شرح وظایف و اقدامات و همچنین نقاط عطف کلیدی را که برای اجرای برنامه استراتژیک نیاز است؛ تنظیم می شود. به این ترتیب، طبق این برنامه، اهداف کلیدی سازمان ترسیم می‌شود و چگونگی دستیابی سازمان به آنها نیز کاملا مشخص می‌شود.
در طول این پروسه، مسئولیت‌های مدیران سازمان بر اساس جدول زمانی به تفصیل شرح داده می‌شود.
برنامه‌ریزی عملیاتی فرآیند ایجاد مراحل عملی است که تیم را برای دستیابی به اهداف برنامه استراتژیک سازمانی هدایت می کند. و همچنین وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه را برای هر بخش یا کارمندان در سازمان مشخص می‌کند.
یک برنامه‌ریزی عملیاتی خوب، اعضای تیم را به همکاری هماهنگ و همسو با یکدیگر نگه می‌دارد. به این معنی که همه می دانند چه کاری باید انجام شود و نقش آنها در سازمان چیست. در نتیجه در مورد استراتژی‌های بلندمدت سازمان تصمیمات درستی گرفته می‌شود.
تاکتیکی
برنامه‌ریزی تاکتیکی گام بعدی سازمان ها یا تیم ها پس از تدوین برنامهریزیهای استراتژیک و عملیاتی است.
ایده این است که برنامه‌ها را به اهداف و مقاصد کوچکتر تقسیم کنیم، آنها را تعریف کنیم و مشخص کنیم که کدام یک از گام‌ها و اقدامات در دستیابی به اهداف تاثیر بیشتری دارند.
به عبارت دیگر، در برنامه‌ریزی عملیاتی فقط یک هدف یا وظیفه برای فرد A تعیین می‌شود، اما در برنامه‌ریزی تاکتیکی مراحل دقیقی را که شخص A باید به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه اجرا کند، مشخص می‌شود.
برنامه ریزی تاکتیکی و برنامه‌ریزی عملیاتی با یکدیگر متفاوت هستند
برنامههای عملیاتی از تیم می‌پرسند که چه کاری می‌توانند انجام دهند؛ که به طور گسترده‌تری به مأموریت سازمانی و اهداف استراتژیک پایبند باشند.
برنامههای تاکتیکی سوالات خاصی را در مورد چگونگی دستیابی به اهداف استراتژیک و عملیاتی مطرح می‌کنند. به این معنی که آنها میکروسکوپی‌ترین نسخه برنامه‌ریزی هستند. یک برنامه‌ریزی تاکتیکی فقط بر روی اجرا کردن وظایف متمرکز است و مواردی مانند کارهای روزانه برای یک نفر یا یک تیم کوچک و اهداف کوچکتر را تعیین می‌کند.
برنامه‌ریزی استراتژیک و عملیاتی با هم کار می‌کنند. برنامه‌ریزی عملیاتی بخش مهمی از استراتژی کلی سازمان است. برنامه‌ریزی تاکتیکی به تیم ها کمک می‌کند تا به اهداف برنامه‌ریزی استراتژیک و عملیاتی خود دست یابند.
احتمالی
در بسیاری از موارد سازمان‌ها در معرض شرایط غیرعادی و غیرقابل پیش بینی قرار دارند بنابراین لازم است برنامه‌ریزی های اضطراری ایجاد شود.
این نوع برنامه‌ریزی سازمانی به کاهش خطرات احتمالی برای سازمان کمک می‌کند و حتی می تواند به طور بالقوه مانع از رویدادهایی شود، که ممکن است اثرات فاجعه باری برای سازمان داشته باشند.
برای تدوین یک برنامه‌ریزی احتمالی قدرتمند، لازم است که تحقیقات انجام شود زیرا چنین برنامه‌ای می‌تواند سناریوهای واقع‌بینانه‌ای را ارائه دهد که ممکن است عواقب منفی بر شرکت داشته باشد.
همچنین این برنامه‌ریزی راه‌حل‌های گام به گامی را ارائه می‌دهد که سازمان می‌تواند در آن سناریو پیاده سازی کند.
برنامه‌ریزی اضطراری سازمان را از سقوط نجات می‌دهد و به رشد آن درطول زمان کمک می‌کند.
چگونه یک برنامه سازمانی بسازیم
برای ساختن یک برنامه سازمانی مناسب باید مراحل مختلفی را انجام دهیم که عبارتند از:
- اهداف شرکت و سازمن را با توجه به چشم انداز خود تعیین کنید.
می خواهید در کوتاه مدت و بلندمدت کجا باشید؟
- سپس تیمی را برای هدایت و اجرا، ارزیابی و نظارت و پیشرفت طرح، تشکیل دهید.
نموداری را ایجاد کنید که ساختار سازمانی برنامه‌ریزی شما را نشان دهد: آن را با کل سازمان به اشتراک بگذارید و آنها را در جریان پیشرفت خود در حین رسیدن به نقاط عطف تعیین شده ،برای بلندمدت و کوتاه‌مدت نگه دارید.
- اهداف و مقاصد شرکت را تعریف کنید.
این فهرست را با جزئیات دقیق و کامل تهیه کنید تا به همه کمک کنید تا اهداف و مقاصد و همچنین نقش خود را در تحقق اهداف مشترک سازمانی درک کنند. فهرستی از وظایف و فعالیت ها را برای همه افراد تیم خود تهیه کنید.
وظایفی را به آنها محول کنید و مطمئن شوید که تیم و کارکنان دقیقا می‌داند چه انتظاری از آنها می‌رود.
- بررسی وضعیت کنونی شرکت
چه فرآیندهایی در حال حاضر در حال انجام هستند؟
بررسی این موضوع به تیم اجازه می‌دهد تا ببیند برای رسیدن به اهداف و رشد شرکت چه کاری را باید انجام دهند.
اطلاعاتی را که جمع آوری کرده‌اید بردارید و در یک پرونده قرار دهید. از این ارزیابی پیشرفت سازمان در هنگام اجرای برنامه سازمانی استفاده کنید.
مراحل برنامه‌ریزی سازمانی
فرآیند برنامه ریزی سازمانی شامل پنج مرحله است که در حالت ایده آل، یک چرخه را تشکیل می دهند.
برنامه ریزی راهبردی، تاکتیکی، عملیاتی و احتمالی در این پنج مرحله قرار می گیرد.
مرحله اول: برنامه استراتژیک را توسعه دهید.
این بخش شامل مراحل زیر است:
- ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان خود را مرور کنید.
اطلاعات و داده‌های مربوط به بخش مختلف سازمان را جمع‌آوری کنید، به عنوان مثال ارزیابی عملکرد واحد فروش سازمان را بررسی کنید.
- تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهید.
نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای شرکت خود را بررسی کنید.
اهداف بزرگی را تعیین کنید که ماموریت، چشم‌انداز، ارزش‌های سازمان، داده‌ها و تجزیه و تحلیل SWOT را در نظر داشته باشد.
مرحله دوم : برنامه استراتژیک را به مراحل تاکتیکی تبدیل کنید.
هم اکنون زمان ایجاد برنامه های تاکتیکی است. مدیران میانی را به انجام کارهای زیر موظف کنید:
- اهداف کوتاه مدت را تعریف کنید.
اهداف کوتاه مدت معمولا اهداف سه ماهه مشترکی هستند که از برنامه‌ریزی استراتژیک برای هر بخش پشتیبانی می‌کنند، مانند تعیین سهمیه برای تیم فروش تا شرکت بتواند به هدف درآمد استراتژیکی خود برسد.
بررسی کنید برای دستیابی به اهدف، چه فرآیندهایی را می توانید ایجاد کنید تا مطمئن شوید که اهداف استراتژیک و تاکتیکی برآورده می‌شوند.
برای مثال یک گزارش CRM، هر سه ماه یکبار تهیه می‌شود و به مدیر ارشد ارسال می‌گردد.
سپس مدیر ارشد بررسی می‌کند که آیا بخش فروش توانسته است سهمیه خود را طبق اهداف تعیین شده، عملی کند یا خیر.
در این بخش لازم است که برنامهریزیهای احتمالی را توسعه دهید.
مثلا در صورتی که احتمال اختلال در CRM وجود داشته باشد؛ باید از قبل برنامه‌ریزی شود که تیم فروش، چه کارهایی را در این شرایط باید انجام دهد.
مرحله سوم: برنامه‌ریزی عملیاتی را روزانه انجام دهید.
در برنامههای عملیاتی وظایف روزانه کارکنان مشخص می‌شود و تعیین این برنامه معمولا بر عهده مدیران میانی و کارمندانی است که به آنها گزارش می‌دهند.
به عنوان مثال، فرآیندی که یک نماینده فروش در طی آن انجام می‌دهد؛ تا بتواند مشتری جدیدی را برای خرید محصولات شرکت پیدا کند، در چهارچوب یک برنامه عملیاتی قرار می‌گیرد.
برنامههای کاری، وظایف فروشندگان در قبال مشتریان مانند CRM و.. که به تیم فروش کمک می کند تا بتوانند به هدف تاکتیکی خود، یعنی میزان سهمیه فروش برسند.
تمامی این موارد زیر نظر برنامه‌ریزی عملیاتی هستند.
این مرحله شامل تعیین مسئولیت‌ها و وظایفی است که تک تک کارکنان باید در طول یک دوره زمانی تعیین شده به آنها دست یابند.
مدیریت افراد برای تعیین وظایف و برنامه‌ریزی کاری آنها بر عهده مدیران میانی است. اما در برخی مواقع نیاز است که کل تیم فروش درباره وظایف تک تک فروشندگان نظر خود را باید اعلام کنند.
بنابراین در این مرحله اهدافی برنامه‌ریزی می‌شود که تمامی فروشندگان باید در یک دوره زمانی مشخص به آن اهداف برسند.
مرحله چهارم: برنامه‌ها را اجرا کنید
وقت آن است که برنامه ها را عملی کنید.
از نظر تئوری، فعالیت‌هایی که به صورت روزانه انجام می‌شوند، باید به دستیابی به اهداف تاکتیکی کمک کنند که به نوبه خود از برنامه‌ریزی راهبردی کلی سازمان پشتیبانی می‌کند.
سخن آخر
نحوه اداره یک شرکت مستقیماً بر موفقیت‌ها و شکست‌های آن تأثیر‌گذار است. هنگامی که تیم مدیریت اهداف بلندمدت را برای سازمان، به علاوه راه‌های نوآورانه برای دستیابی به آنها شناسایی می‌کند، آنگاه سازمان، انگیزه لازم برای انجام کار را، در راستای دستیابی به نتایج دارد.
