به طور کلی معنا و مفهوم مدیریت بسیار گسترده و پیچیده است و نمی‌توانیم با استفاده از یک جمله کوتاه و یا چند خط به درک عمیق آن برسیم. هر آدمی برداشت خاص خودش را از کلمه مدیریت دارد. در این مقاله منظور از اصول مدیریت، دقیقا به مدیریت سازمان‌ها اشاره دارد.
هدف ما معرفی و بررسی اصول مدیریت در سازمان‌ها با استفاده از دیدگاه معروف به نام 5 وظیفه اصلی مدیریت هنری فایول به همراه چهارده اصل مدیریت فایول است.
فایول معتقد است که مدیریت آموختنی است و به عنوان یک مهارت در تمامی حوزه‌های سازمانی لازم‌الاجراست.
اصول مدیریت
مدیریت یا اداره کردن سازمان‌ها چه کوچک و چه بزرگ، دارای اصولی اساسی هستند که با به کارگیری و پیاده سازی این اصول، مدیران سازمان‌ها می‌توانند علاوه بر اداره و مدیریت موثر آن، به اهداف سازمان نیز دست یابند.
به طور کلی مفهوم مدیریت عبارت است از: اداره کردن و مدیریت هماهنگ، بین نیروی انسانی یک سازمان با منابع موجود اعم از منابع مالی و ابزاری، جهت رسیدن به اهداف از پیش تعریف شده آن سازمان.
هنری فایول، به عنوان تئوریسین مدیریت در جهان معروف است. در اوایل قرن بیستم، تئوری‌های او درباره مدیریت نیروی انسانی در محیط کار، بسیار تاثیرگذار است.
او مدیرعامل معدنی در کشور فرانسه بود و چندین تئوری درباره مدیریت مطرح نمود که در حال حاضر به اصول مدیریت فایول معروف است.
تئوری‌های فایول بر 5 اصول مدیریت استوار است که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم.
حتی موفق ترین مدیر هم باید در جستجوی راه های جدید پیشرفت و ترقی باشد و مادام خود را به روز رسانی کند. به دلیل اهمیت روش های صحیح مدیریت کارکنان برای تحقق اهداف سازمان مقاله بهترین روش مدیریت کارمندان را از دست ندهید.
پنج وظیفه اصلی مدیریت
این پنج وظیفه اصلی مدیریت، توسط فاویل به دنیا معرفی شده است. و هر مدیری بر اساس عملکرد تک تک اصول، در فعالیت‌های روزانه خود، می‌تواند بر روابط مابین مدیران یک سازمان و کارمندان تمرکز و تاثیر مثبتی داشته باشد. به این صورت مشکلات موجود در سازمان به درستی حل می‌شوند.
اصول مدیریت در قالب وظایف مدیریت در سازمان مطرح می شود. وظایف پنج گانه مدیریت شامل برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت و رهبری ، هماهنگی و همچنین کنترل است.
برنامه ریزی
برنامه‌ریزی یکی از حیاتی‌ترین اصول مدیریت محسوب می‌شود که بدون آن انجام فعالیت‌ها به درستی و موثر ممکن نخواهد بود.
برنامه‌ریزی یک فرآیند پویا است که بر اساس تفکر رو به جلو توسط مدیران ارشد انجام می‌شود.
برنامه ریزی صحیح و ایده‌آل باعث مشارکت تمامی گروه‌ها در سازمان می‌شود، که در کنار هم می‌توانند به شکلی اثربخش، به اهداف سازمان برسند.
مدیران باید برای فعالیت‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه خود را به صورت منسجم و دقیق، برنامه‌ریزی کنند و برای انجام آنها استراتژی تعریف نمایند. به این صورت می‌توانند در راه رسیدن به اهداف سازمان و همچنین حل مشکلات چاره اندیشی نموده و کاملا اثربخش عمل نمایند.
یعنی مدیران باید برای داشتن برنامه‌ریزی مهارت کسب کنند تا بتوانند طبق اصول مدیریت هوشمندانه عمل کنند.
یک ساعت برنامه‌ریزی می‌تواند باعث صرفه جویی در 10 ساعت کاری شما شود. دیل کارنگی
برنامه‌ریزی چه ویژگی‌هایی دارد؟
اگر با خصوصیات و ویژگی های برنامه‌ریزی آشنا بشوید و آنها را یاد بگیرید می‌توانید در هر زمینه‌ای بهترین برنامه‌ریزی را انجام دهید.
این ویژگی ها عبارتند از:
- فرآیند برنامه‌ریزی در طول فعالیت یک مدیر هوشمندانه و همیشگی است.
- برنامه ریزی‌باید به شکلی تدوین شود که تمامی مشکلات و مسائل موجود و احتمالی سازمان در آن گنجانده شود.
- در برنامه‌ریزی اولین قدم جمع آوری و بررسی اطلاعات است.
- بعد از بررسی اطلاعات، استراتژی‌ها و اقدامات مورد نظر صورت می‌گیرد.
مدیری که در برنامه ریزی ماهر است می‌تواند بخش خود را کاملا تحت کنترل خود داشته باشد و حتی رویدادهای احتمالی را در آینده پیش‌بینی نماید. در این صورت برای هر اتفاقی کاملا آماده است.
یعنی می‌تواند ابزارها و راه حل‌های موثری برای عبور از مشکلات و چالش ها ارائه کند.
به یاد داشته باشید برنامه ریزی اولین مهارتی است که باید یاد بگیرید زیرا مبنای سایر اصول مدیریتی بوده و بدون آن نمی‌توانید به اهداف خود و سازمان برسید.
سازمان دهی
مدیران در فرآیند سازمان‌دهی، فعالیت‌ها و امور را میان افراد و گروه ها تقسیم بندی می‌کنند. تقسیم بندی کارهای افراد یا گروه ها باید با یکدیگر کاملا هماهنگ تنظیم شود.
سازمان‌دهی نیز قواعد خاصی دارد.
این پروسه در طول فعالیت مدیران، همیشگی و پیوسته است.
سازمان‌دهی می گوید که هر یک از افراد چه کاری را باید انجام دهند. یعنی وظایف کارمندان مشخص می‌شود و برای آنها لازم الاجراست.
فرایند سازمان‌دهی شامل مراحل زیر است.
- طراحی، تشخیص و تقسیم کارها و فعالیت‌های ضروری.
- گروه‌بندی فعالیت‌ها بر اساس نوع مشاغل و سمت‌های داخلی سازمان.
- برقراری ارتباط رسمی مشاغل و سمت‌ها برای رسیدن به اهداف مشترک سازمانی.
مدیری که سازمان‌دهی را به خوبی بلد است، دقیقا می‌داند که فعالیت‌های درون سازمانی را چگونه با وظایف کارمندان هماهنگ نماید. یعنی بهترین تصمیم‌ها را برای سازمان‌دهی نیروها و منابع مختلف جهت رسیدن به اهداف، می‌گیرد.
نقش مدیر این است که به درون افرد نفوذ کند و هوشمندی بی‌نظیر آنها را کشف کند و به عملکرد تبدیل نماید.
فرهنگ سازمانی کم کم به وجود می آید و درونی است. کارمندان یک سازمان در ظاهر با متعهد بودن نسبت به فرهنگ سازمانی هیچ پاداش یا پولی نمی گیرند ولی به صورت ناخودآگاه آن را رعایت می کنند.
درباره این مقوله بیشتر بخوانید.
نتایج سازمان‌دهی مناسب
- وظایف و اهداف هر واحدی در سازمان کاملا روشن و شفاف می‌شود.
- ارتباط رسمی بین واحد ها به خوبی تعریف می‌شود.
- پرسنل و کارمندان و همچنین وظایف آنها مشخص می‌شود.
- روابط میان کارمندان مشخص می‌شود.
- هر کسی به خوبی می‌داند چه کاری را باید انجام دهد.
در یک سازمان‌دهی خوب اهداف کلی به اهداف جزئی و کوچکتر در زمان‌های مشخصی تقسیم می‌شود و به این ترتیب دستیابی به اهداف راحت و حتمی است.
در چنین حالتی خروجی عملکرد کارکنان و گروه‌ها کاملا مطابق با استراتژی‌های تعریف شده بر اساس اهداف سازمان است و سازمان مانند یک ماشین قدرتمند رو به جلو حرکت می‌کند و به مقصد می‌رسد.
رهبری و هدایت
یکی دیگر از اصول مدیریت، فرماندهی و هدایت سازمانی است. همانطور که گفته شد وظیفه هر یک از پرسنل کاملا مشخص می‌شود و به صورت دستوری و رسمی ملزم به اجرای آن هستند.
مدیری که به عنوان یک فرمانده در سازمان خود عمل می‌کند تمامی کارمندان را در مسیر رسیدن به اهداف هدایت می‌کند. یعنی می‌تواند درست تصمیم بگیرد و دستورات شفاف، دقیق، منسجم را به واحدها و گروه‌ها ابلاغ می‌کند.
دقیقا می‌داند چه می‌خواهد و می داند چه کاری را باید انجام دهد.
برای افزایش انگیزه در کارکنان سازمان تلاش می‌کند و از آنان حمایت می‌کند.
از ابزارها و منابع به خوبی و بهترین شکل ممکن استفاده می‌کند و می تواند استراتژی‌های تعریف شده را به همراه کارکنان پیش ببرد.
یکی از مهمترین نکات رهبری در سازمان ها هدایت، نفوذ و اثرگذاری است.
قدرت یک رهبر قابلیت اعمال نفوذ بر دیگران است یعنی اعمال مستقیم و غیر مستقیم باعث تغییر رفتار و نظرات کارکنان در مسیر هدف مدیران سازمانی می‌شود.
رهبری سازمانی چیست و رهبر سازمان چه وظایفی دارد؟
در مجله مدیریتی آراهنر بیشتر بخوانید.
منابع قدرت رهبران سازمان
- قدرت فردی شامل تخصص و آگاهی مدیریت است.
- قدرت سازمانی شامل قدرت قانونی و همچنین اختیار مدیریت در نتبیه و تشویق کارکنان است.
تمامی امور را مطابق با آخرین استانداردهای مدیریتی و شرکتی مناسب با دانش روز و خلاقانه فرماندهی و هدایت می‌کند.
مدیریت یعنی هنر جلب پیروی داوطلبانه کارکنان
ویژگی‌های اصل هدایت و فرماندهی
- یک رهبر قدرتمند اعضای تیم خود را به خوبی می‌شناسد و آنها را درک می کند.
- یک رهبر به خوبی می‌داند که هر یک از اعضای تیم چه توانایی‌ها و استعدادها و مهارت‌هایی دارد.
- اگر بین اعضای تیم و روابط آنها مشکل و یا مساله‌ای باشد هوشمندانه آن را حل می‌کند.
- به خوبی می‌تواند تیم ورک یا کارگروهی را میان اعضاء مدیریت کند.
هماهنگی
هماهنگی یا تناسب در تمامی اصول مدیریت و سازمان‌دهی، اجزای برنامه‌ریزی، روابط بین بخش‌ها و پرسنل سازمان با منابع موجود و ابزارها و… بسیار مهم و ضروری است.
هماهنگی یکپارچگی و یکدستی فعالیت‌های مدیران سازمانی است. به این معنی که بین امور و همه منابع سازمان در بخش‌های مختلف ارتباط موثری برقرار است و می‌توانند به همه اهداف مشترک سازمانی دست یابند.
اگر مدیران نتوانند به درستی تناسب و هماهنگی را ایجاد کنند برنامه‌های آنها همگی منجر به شکست خواهد شد.
عدم هماهنگی مواردی نظیر کاهش بهره‌وری کارکنان و پیچیدگی فرآیندها را در بر خواهد داشت.
انواع هماهنگی‌های سازمانی
- هماهنگی عمودی
تناسب و هماهنگی میان مدیران و کارمندان زیردست بر پایه قوانین، رویه ها، و خط مشی هاست. به این معنی که مدیر واحد کارها را با زیردستان خود هماهنگ می‌کند.
- هماهنگی افقی
هماهنگی و تناسب بین مدیران یا کارکنان همسطح در یک سازمان است که امورات و کارهای خود را از طریق ارتباط با یکدیگر هماهنگ می‌کنند تا عملکرد بهتری داشته باشند.
اگر بتوانید همه کارکنان یک سازمان را به سوی یک هدف مشترک هماهنگ و بسیج کنید، در هر بازاری، در برابر رقبا و در هر زمانی موفق می‌شوید.
مدیریت رفتار سازمانی به کار هایی اشاره دارد که سبب می شود کلیه افراد یک سازمان وظایف خود را به خوبی انجام دهند و نیل به هدف گفته شده تسهیل شود.
برای مطالعه بیشتر مقاله آراهنر را از دست ندهید.
نتایج و فواید هماهنگی
اگر هماهنگی‌های موثر میان روابط بخش‌های مختلف و مدیران وجود داشته باشد، سازمان رشد می‌کند.
هماهنگی موثر باعث برقراری ارتباط همه بخش‌ها و واحد ها با یکدیگر می‌شود.
هماهنگی باعث رشد و توسعه کسب و کار می‌شود. مثل توسعه محصولات و ورود به بازارهای جدید و یا سرمایه‌گذاری‌های جدید و …
هماهنگی می‌تواند تخصص‌های مورد نیاز یک سازمان را کنار هم جمع کند و همکاری و کارگروهی را میان کارکنان و مدیران بهبود بخشد.
کنترل
فرآیند نظارت در یک سازمان بر مبنای کنترل دقیق و منسجم بر روی برنامه‌ریزی‌ها، فعالیت‌ها و سازماندهی‌ها تعریف می‌شود تا سازمان را در مسیر صحیح رسیدن به اهداف هدایت کند.
این فرآیند مانند سایر اصول مدیریت همیشگی و پیوسته است. به این معنی که مدیران در تلاش هستند که کارها و فعالیت ها دقیقا مطابق برنامه‌ریزی رو به جلو، اجرا شوند.
مفهوم دقیق کنترل را می توان اینگونه بیان نمود:
تلاش‌های منظم و دائم مدیران سازمان جهت رسیدن به اهداف مشترک در بخش ها و واحد ها است.
در فرآیند کنترل مدیران میزان تطابق و هماهنگی عملیات انجام شده را با برنامه‌ریزی و استراتژی‌های از پیش تعیین شده طبق استانداردهای تعریف شده، ارزیابی می‌کنند.
به طور کلی کنترل به معنای نظارت دائمی یک فعالیت در سازمان است. و هدف از کنترل این است که مطمئن شویم همه چیز طبق برنامه ریزی پیش می‌رود.
کنترل یعنی ارزیابی، بازنگری و اصلاح خروجی‌هایی که با برنامه‌های از پیش تعیین شده تطابق ندارند بنابراین برای اصلاحات باید کاری انجام داد.
ویژگی‌های کنترل
- این فرایند همیشه و دائما باید در سازمان‌ها انجام گیرد.
- مدیران باید تمامی بخش‌ها و طبقات یک سازمان را کنترل نمایند.
- کنترل بدون داشتن برنامه‌ریزی امکان پذیر نیست و کاملا بی معنی است.
مدیران با تمرکز و نظارت بر نحوه اجرای برنامه‌ها می‌توانند تمامی نیروهای انسانی و منابع را برای رسیدن به اهداف سازمان همسو کنند در نتیجه از انحراف در اجرای عملیات طبق برنامه‌های از پیش تعیین شده جلوگیری می‌کنند و یا اینکه درصد اشتباهات را تا حد ممکن پایین می‌آورند.
مدیران در سازمان چه چیزهایی را باید کنترل کنند
به طور کلی در سازمان ها دو نوع سرمایه و منابع وجود دارد که باید توسط مدیران کنترل شود.
- منابع مادی
مدیران باید بر تمامی منابع مادی اعم از منابع مالی، ابزارها، منابع اطلاعاتی، عملیاتی و فرآیندها کنترل داشته باشند.
- سرمایه های انسانی
کنترل منابع انسانی بسیار متفاوت است بنابراین نیاز به دانش و مهارت بیشتری است و شامل تمامی وظایف و فعالیت‌های کارکنان، کیفیت ارتباط آنان، شرح وظایف و نحوه عملکرد آنها و … است.
تفاوت مدیریت و رهبری در چیست؟
چهارده اصل مدیریت فایول
هنری فایول معروف ترین نظریه پرداز اصول مدیریت در قرن بیستم است. او توانست تئوری مدیریت را بر اساس چهارده اصل مهم مطرح نماید که پیاده کردن این اصول در تمامی سازمان ها لازم الاجرا و حیاتی است.
در تصویر زیر می توانید به صورت خلاصه این اصول را مشاهده نمایید.
سخن آخر
اصول مدیریت سازمان بر مبنای پنج وظیفه اصلی مدیریت، براساس دیدگاه هنری فایول تعریف شده است. به این معنی که یک مدیر برای رسیدن به اهداف سازمانی باید تک تک آنها را یاد بگیرد و به مهارت‌های خویش تبدیل کند.
برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، رهبری و هدایت، هماهنگی و کنترل از جمله وظایف بسیار مهم و حیاتی مدیران سازمان‌ها است. بدون داشتن این مهارت‌ها مدیریت هیچ معنایی ندارد.
