وظایف مدیریت در سازمان

آیا تا به حال فکر کرده‌اید چرا برخی سازمان‌ها با نظم، هماهنگی و موفقیت پیش می‌روند و برخی دیگر دچار آشفتگی می‌شوند؟ پاسخ این پرسش در یک واژه نهفته است: مدیریت. از آغاز تاریخ تا امروز، مدیریت یکی از مهم‌ترین ارکان موفقیت سازمان‌ها بوده و مدل‌ها و چارچوب‌های گوناگونی برای توضیح وظایف مدیران شکل گرفته است. یکی از معروف‌ترین این چارچوب‌ها POSDCORB است که هفت وظیفه کلیدی مدیریت از جمله برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل را مشخص می‌کند.

شناخت این وظایف، به مدیران کمک می‌کند تا در هدایت نیروی انسانی، استفاده بهینه از منابع و ایجاد هماهنگی، تصمیم‌های مؤثرتری بگیرند. در ادامه این مقاله، به‌طور ویژه به وظایف مدیریت بر اساس مدل POSDCORB می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که مدیران در حوزه سازماندهی دقیقاً چه مسئولیت‌هایی دارند. اگر می‌خواهید بدانید یک مدیر خوب چگونه ساختار سازمان را می‌چیند و تیم را به سمت اهداف هدایت می‌کند، ادامه مطلب را از دست ندهید.

وظایف اصلی مدیران در سازمان

مدل معروف POSDCORB یکی از کامل‌ترین الگوها برای توضیح وظایف مدیریتی است که از هفت بخش اصلی تشکیل شده: برنامه‌ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، هدایت، هماهنگی، گزارش‌دهی و بودجه‌بندی. در ادامه به بررسی این اصول کلیدی مدیریت می‌پردازیم و هر یک از اجزای مدل POSDCORB را به‌صورت جداگانه توضیح می‌دهیم.

1) برنامه‌ ریزی امور یا Planning

برنامه ‌ریزی اولین وظیفه مدیران است که پیش بینی عملیات‌ سازمانی، تعیین روش‌ های دست‌یابی به آن‌ ها و اجرای آن‌ ها در راستای رسیدن به اهداف سازمان را شامل می شود. در صورتی که مدیران اهداف و برنامه ‌ریزی معینی نداشته باشند، ممکن است با هر اتفاقی مسیر فعالیت خود را تغییر دهند و نتوانند در یک جهت مشخص حرکت کنند.
یک مدیر در ابتدا باید قادر باشد تا اهداف سازمانی را مشخص کند و برای آن برنامه‌ ریزی کلان انجام دهد و در مرحله بعد، این برنامه‌ ریزی را برای بخش های مختلف اجرا کرده و به اهداف و برنامه ‌های کوتاه‌ مدت تبدیل کند که در نهایت تمامی آن‌ ها در جهت رسیدن به هدف کلی و برنامه ‌ریزی کلان سازمان خواهند بود.

فرهنگ سازمانی مجموعه­‌ ای از آداب و رسوم، چارچوب‌ ها و باورهای یک سازمان است که می ‌­تواند تمام اعضای گروه­ را در کنار یکدیگر نگه دارد.
برای اطلاعات بیشتر به این مقاله را بخوانید.

2) سازمان دهی یا Organizing

مدیران وظیفه دارند که با در نظر گرفتن اهداف کوتاه‌ مدت و بلند مدت، منابع سازمان نظیر نیروهای انسانی، منابع مالی، ماشین ‌آلات و تجهیزات و غیره را سازمان دهی کند. این سازمان دهی به معنای تخصیص درست این منابع برای نیل به اهداف سازمان است.

به منظور سازمان دهی صحیح، یک مدیر باید از فعالیت‌ های مختلف سازمان اطلاع داشته باشد، تیم ‌های اجرایی را به گروه های مختلف دسته بندی کند، برای هر یک از فعالیت‌ ها پست سازمانی تدوین کرده و شرح وظایف آن‌ ها را مشخص کند و در نهایت نحوه ارتباط بین این پست‌ ها و تیم‌ ها را مشخص کند.

در حوزه سازماندهی مدیران چه وظیفه‌ای دارند؟

در حوزه سازماندهی مدیران چه وظیفه‌ای دارند؟ مدیران در این بخش وظیفه دارند ساختار سازمانی را طراحی کنند تا مسیر انجام کارها روشن و هماهنگ باشد. این شامل تعیین واحدها و بخش‌های مختلف، تقسیم کار بین افراد بر اساس توانایی‌ها و تخصص‌ها، تعریف دقیق وظایف و مسئولیت‌ها، مشخص کردن سلسله‌مراتب و خطوط گزارش‌دهی، و تعیین سطح اختیارات برای هر موقعیت شغلی است. همچنین، مدیران باید منابع انسانی، مالی و تجهیزاتی را به شکلی بهینه تخصیص دهند و ارتباط و هماهنگی بین واحدها را برقرار کنند تا از دوباره‌کاری و اتلاف منابع جلوگیری شود. ایجاد انعطاف در ساختار سازمانی نیز یکی از وظایف کلیدی مدیران است تا سازمان بتواند به تغییرات محیطی، فرصت‌ها و تهدیدهای جدید سریع و مؤثر پاسخ دهد.

3) تامین نیروی انسانی یا Staffing

هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود، باید بتواند نیروهای انسانی مناسبی را برای پست های خالی موجود، استخدام کند. هزینه استخدام اشتباه کارمندان بسیار زیاد است، به همین دلیل این فرایند یکی از اصلی ‌ترین و احتمالا مهم ‌ترین وظایف مدیریت محسوب می‌ شود.
در صورتی که یک مدیر بتواند پست‌ های سازمانی را به خوبی مشخص کند و شرح وظایف و نیازمندی‌ های آن‌ ها را تدوین کند، می ‌تواند فرد مناسبی را برای کار در موقعیت شغلی موجود انتخاب کند. فردی که بتواند سازمان را در رسیدن به اهدافش یاری کند.

هدایت یا ‌Directing

یکی دیگر از وظایف مدیریت، هدایت پرسنل است که با تصمیم ‌گیری مداوم در موقعیت‌ های مختلف، ممکن می ‌شود. با این حال نمی توان مدیران را تنها اعضایی برای تصمیم گیری به شمار آورد، بلکه تصمیمات مدیران باید به گونه ای باشد که همچون خون در رگ‌ های سیستم جاری شوند.

4) هماهنگی یا Coordinating

 ایجاد هماهنگی میان منابع انسانی و منابع مادی به منظور نیل به اهداف خاص، یکی از اهداف اداره کردن یک مجموعه است. در واقع،  کار هماهنگی بی شباهت به کار رهبری ارکستر نیست؛ به این معنا که هر چند که رهبر ارکستر هیچ سازی در دست ندارد اما با حرکت دست ‌هایش، نوازنده‌ ها را هماهنگ و هدایت می‌ کند.

در مدیریت، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌ها، Controlling یا نظارت و هدایت فعالیت‌ها در مسیر اهداف تعیین‌شده است. این وظیفه مدیریت اطمینان می‌دهد فعالیت‌ها با برنامه‌ها هم‌راستا هستند و منابع سازمان در جهت درست به کار گرفته می‌شوند. از طریق این فرآیند، مدیر می‌تواند انحراف‌ها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی لازم را به‌موقع انجام دهد تا سازمان از مسیر اصلی خود منحرف نشود.

به بیان ساده، این وظیفه همچون چراغ راهی عمل می‌کند که وضعیت فعلی را با نقشه‌ی راه مقایسه کرده و مشخص می‌کند آیا همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود یا خیر. نبود این کنترل و نظارت مؤثر، می‌تواند منجر به اتلاف منابع، دوباره‌کاری و حتی شکست برنامه‌های سازمان شود.

6) گزارش‌ دهی یا Reporting

فهم و تحلیل وضعیت، بخش مهمی برای طی کردن مسیر موفقیت است و می تواند این مسیر را روشن و درخشان کند. گزارش ‌دهی از تحلیل ‌ها ارائه و هم فکری درباره اطلاعاتی است که می ‌تواند باعث شود چالش ‌های گذشته در خدمت حل مسائل آینده قرار بگیرد. در دنیای امروز کارکردهای گزارش ‌دهی تا حدی است که آن را یکی از ارکان مدیریت حرفه ای  می ‌دانند.

7)بودجه‌ بندی یا Budgeting

تعیین بودجه در مورد بخش‌ های مختلف سازمان، یکی دیگر از وظایف مدیران است. به عبارت ساده، طرح و پیاده ‌سازی بودجه صرفاً به بودجه هنگفت نیاز ندارد، بلکه هر کمیت مالی برای موفقیت نیاز به مدیریت باکیفیت و جامع دارد.

روش های مختلفی برای مدیریت کارمندان وجود دارد با این حال، برخی از آن ها کاربردی تر هستند در مقاله بهترین روش مدیریت کارمندان به معرفی بعضی از مهم ترین آن‌ها می پردازیم.

در مقاله رهبری سازمانی چیست درباره این حوزه بیشتر بخوانید.

دیگر وظایف یک مدیر موفق

ناگفته پیداست که دنیای امروز تغییر کرده‌ است و به تبع آن، شیوه مدیریت در آن هم عوض شده است؛ به همین دلیل مدیران به مفاهیم و روش های نوینی نیاز دارند تا آن ها را از بقیه متمایز و در نتیجه موفق تر کند؛ در ادامه به برخی از این اصول و وظایف می پردازیم که در واقع، عمل کردن به آن ها را می توان مزیت رقابتی برای مدیران به شمار آورد:

ارتباطات

برای مدیریت نیازی نیست، در دفتر کار را ببندید و از کنج عزلت نظاره ‌گر فعالیت های بقیه باشید و دستور بدهید. آنچه که شما به عنوان یک مدیر به آن نیاز دارید، ایجاد یک شبکه از ارتباطات است. ارتباط با پرسنل، یک سرمایه اجتماعی است که خیلی پایدارتر و موثرتر از هر سرمایه مالی دیگری است. به عبارت دیگر، ارتباط موثر، کلیدی برای باز کردن درهای بسته است.

نگرش تیمی

ثبت تمام موفقیت ها به نام خود به ‌عنوان یک مدیر، باعث نابودی روحیه جمعی و از بین رفتن انگیزه در کارکنان می شود.  در واقع سهیم ‌کردن کارکنان در نتایج مثبت کار و شریک ‌شدن در مسئولیت‌ های یک نتیجه ناموفق، همدلی ایجاد می‌ کند. با این همدلی، هر فرد موفقیت خود را در گرو موفقیت همکارش و هم چنین کل مجموعه می ‌بیند.

برای مطالعه بیشتر درباره افزایش انگیزه در کارکنان سازمان مقالات مدیریتی اراهنر را از دست ندهید.

همکاری

ایجاد همکاری در میان اعضای یک تیم کاری، یک ویژگی حیاتی برای پایداری و پویایی سیستم و از وظایف مدیران موفق است. یک مدیر موفق برای کمک به نسل‌ های مختلف برای همکاری و همفکری بیشتر در محل کار، برنامه دارد.

در واقع یک مدیر موفق دست ‌نیافتنی نیست، بلکه تشنه شنیدن نظرات خلاقانه همکارانش است، ریسک‌پذیر است و از ایده ‌های نو نمی ‌ترسد و خوب می‌ داند که زندگی کردن در منطقه امن به تدریج آدم را ضعیف می کند.

تعامل

صراحت بیان برای مدیران یک اصل ضروری است. البته صراحت بیان با رفتار دستوری و خشک متفاوت است زیرا لحن دستوری در نهایت باعث بی‌انگیزگی و خشم پرسنل خواهد شد. صراحت بیان باید باعث ایجاد صداقت شود و صداقت هم از ایجاد فرسودگی در اعضای تیم کاری پیشگیری می‌کند و به این شکل است که راه برای تعامل باز می ‌شود.

از طرفی یک مدیر خوب، انتقاد را متوجه خود نمی داند، بلکه به روش انجام فرآیندها نسبت می دهد. او به منتقدان خود اهمیت می ‌دهد تا بتوانند اهمیت حضور خود  برای دیگران را به خودشان ثابت کنند.

رهبری یا Leadership

رهبری به معنی تاثیرگذاری بر افراد است تا آن‌ ها بتوانند فعالیت‌ های خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. در واقع، مدیر در نقش رهبر به پرسنل یاری می رساند تا از روی علاقه و با ذهن باز و احساس تعلق خاطر، کارها را انجام دهند و از روی اجبار در سازمان مشغول به کار نباشند.

رهبری سازمانی می تواند مفاهیم مختلفی را شامل شود ولی به طور کلی، رهبران سازمانی کمک می‌ کنند تا کارها را به شیوه درست به انجام برسانند

آموزش، ارتقا و پیشرفت کارکنان

یادگیری مداوم از روند کار و فهم تغییرات شرایط، می‌ تواند شما را به ‌روز کند و البته کارمندانتان را به رشد و آموزش علاقه ‌مند سازد. مدیر باید بتواند بفهمد که کدام بخش نیاز به آموزش دارد و کارمندان آن بخش را توانا کند. این توانمند سازی نه‌ تنها برای کل مجموعه منفعت دارد بلکه یک بخش از مسئولیت اجتماعی هر مدیری است.

هر کدام از این موارد باعث علاقه کارکنان یک مجموعه به آن می ‌شود. در واقع این موارد می ‌تواند برای یک محیط کاری ارزش خلق کند و از طرفی موجب معنادار شدن کار کارکنان شود. در این شرایط است که آن ها متوجه می شوند، بعد انسانی حضور آن ها هم در نظر گرفته شده است.

سخن پایانی

مدیر، هدایت کننده سازمان است و تصمیمات او و چگونگی گردش امور می تواند باعث ایجاد وحدت در میان کارکنان ‌شود. در واقع مدیر، کارگردان یک سازمان است، او در جریان کارها قرار می‌گیرد نه برای آن‌که صرفا کارکنان را کنترل کند. او باید همه عناصر را تنظیم و ترتیب کارها را طوری اجرا کند که تمام اجزا کنار هم فعال شوند.

یادآوری این نکته بسیار مهم است که شخصیت مدیر و نحوه رفتار او با پرسنل مجموعه، می ‌تواند به اتمسفر فضای کار مبدل شود. از سوی دیگر در مدیریت، رسیدن به اهداف با وجود این که دارای اهمیت زیادی است، نباید باعث توجیه استفاده ابزاری از افراد شود. مدیر موفق آن فردی است که خلق ارزش و معنا می کند.

سوالات متداول درباره وظایف مدیریت در سازمان

1. چرا آگاهی از وظایف مدیران در سازمان مهم است؟

آگاهی از وظایف مدیران کمک می‌ کند تا در خصوص اتخاذ مواضع مناسبی در خصوص نیروی کار، ارتباط با آن‌ ها و هدایت‌ آن ها تصمیم گیری شود و هم چنین شناخت این وظایف در درک موقعیت‌ های متنوع یک سازمان و کنترل آن موثر است.

اولین وظیفه یک مدیر چیست؟

برنامه ‌ریزی اولین وظیفه یک مدیر است تا به وسیله آن عملیات‌ سازمانی، تعیین روش‌ های دست ‌یابی به آن‌ ها و اجرای آن‌ ها در راستای رسیدن به اهداف سازمان را پیش بینی کند.

کنترل کردن چگونه می تواند مدیران را در مسئولیتی که دارند، موفق کند؟

کنترل کردن به مدیر کمک می کند تا فرایندها را مورد بررسی قرار دهد، اشتباهات را شناسایی کند و از برنامه ‌ریزی صحیح، تخصیص درست منابع و غیره اطمینان حاصل کند.

آیا مدیران می توانند تنها تصمیم گیران موسسات باشند؟

خیر. مسلماً نمی توان مدیران را تنها اعضا برای تصمیم گیری به شمار آورد، بلکه تصمیمات مدیران باید به گونه ای باشد که همچون خون در رگ‌ های سیستم جاری شود.